Controlling Prozesse sind ein typisches Anwendungsbeispiel für die Einsatzmöglichkeiten einer Workflow Management Lösung. In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl dieser Geschäftsprozesse, bei denen die Kontrolle über die korrekte Ausführung im Vordergrund steht. Ein Beispiel hierfür ist die Rechnungsprüfung.
Bei der Rechnungsprüfung kann prinzipiell zwischen der Kontrolle von Eingangsrechnungen und der Kontrolle von Ausgangsrechnungen unterschieden werden. In beiden Geschäftsprozessen geht es darum, die entsprechenden Zahlungsströme im Unternehmen zu überwachen. Die prinzipielle Ausführung dieser beiden Prozesse ist durch Standardsoftware meist gut im Unternehmen abgebildet. Sind jedoch auch individuelle Prüf- und Freigabeprozesse erforderlich stoßen Standardlösungen rasch an ihre Grenzen. Hier zeigt ein intelligentes Geschäftsprozessmanagement vielfältige Optimierungsmöglichkeiten auf und hilft Unternehmensprozesse zu verschlanken und zuverlässig abzubilden.
Vorgänge werden durch Imixs-Office-Workflow im Unternehmen an die jeweiligen Mitarbeiter vereilt und in Form von Aufgabenlisten übersichtlich dargestellt.
Rechnungsausgangskontrolle
Die Rechnungsausgangskontrolle befasst sich mit der Überwachung von Zahlungseingängen. Hier können durch entsprechende Workflows z. B. automatisch Erinnerungsschreiben in Form von E-Mails oder Mahnläufe angestoßen werden. Auch die Arbeitsprozesse bei regelmäßigen Ausgangsrechnungen können durch eine Workflow Lösung stark vereinfacht werden. So können z.b. Geschäftsprozesse so modelliert werden, dass für einen bestimmten Auftragstyp (Serviceverträge, Mietverträge, Wartungsverträge) durch die Workflow Management Lösung automatisch Ausgangsrechnungsprozesse nach einem festgelegten Zyklus gestartet werden. Der genaue Ablauf wird mit Hilfe eines BPMN Modells beschrieben.
Die betroffenen Mitarbeiter erhalten so automatisch eine Aufforderung zur Erstellung, Bearbeitung oder Kontrolle der entsprechenden Ausgangsrechnung. Aber auch langlaufende Controlling Prozesse, wie die Überprüfung von Kundenumsätzen durch das Management, können so abgebildet werden.
Rechnungseingangskontrolle
Bei der Rechnungseingangskontrolle geht es neben der fristgerechten Zahlung unter Ausnutzung bestimmter Zahlungsziele auch um die fachliche Prüfung der Eingangsrechnung. So müssen z.B. Eingangsrechnungen aus der EU oder dem nicht europäischen Ausland bestimmte Merkmale aufweisen, bevor diese in die Buchhaltung übernommen werden können. Auch definieren Unternehmen oft eigene Regeln und Kriterien, die bei einer Eingangsrechnung zu erfüllen sind. Ein Beispiel hierfür sind die Eingangsrechnungen durch externe Dienstleister, die Leistungen zu einem größeren Kundenprojekt erbringen. Die Erfassung erfolgt hier über individuelle Eingabeformulare die dem Mitarbeiter alle notwendigen Informationen bereitstellen.
Ist beispielsweise eine fachliche Prüfung durch den zuständigen Projektleiter notwendig, wird der Vorgang automatisch durch das Workflow System an die entsprechende Stelle weitergeleitet. Der genaue Verlauf des Prüf- und Freigabeverfahrens ist auch hier in Form eines BPMN Modells beschrieben.
Aber auch Workflows für die automatische Erfassung von Eingangsrechnungen über eine E-Mail Schnittstelle oder eine Digitalisierung über einen Scanner sind Beispiele, in denen eine Workflow Management Software den Prozess starten und steuern kann.
Durch Geschäftsregeln – sogenannte Business-Rules – kann eine Workflow Management Lösung auch den Kontrollprozess selbst steuern. So können beispielsweise Eingangsrechnungen, welche einen bestimmten Betrag überschreiten, durch die Workflow Software automatisch einem Freigabeprozess unterzogen werden, bevor diese in die Buchhaltung gelangen.
Lesen Sie hierzu auch: Rechnungscontrolling – Eingangsrechnungen einfacher managen.
Rechnungsdokumente managen
Mit der integrierten DMS Funktionalität werden sämtliche zu einem Vorgang gehörenden Dokumente direkt verknüpft und und können jeder Zeit abgerufen werden. Die DMS Funktion erlaubt auch die schnelle Suche nach bestimmten Dateien und bietet eine komfortable Vorschaufunktion:
Controlling Prozesse mit Imixs-Office-Workflow
Die Geschäftsprozess Management Lösung „Imixs-Office-Workflow“ stellt vielfältige Möglichkeiten bereit, Controlling Prozesse im Unternehmen zu unterstützen und zu verfeinern. Dabei können auch Prozesse, die teilweise bereits mit einer ERP Lösung abgedeckt sind, optimiert werden. So lassen sich eigene Regeln für die Rechnungskontrolle und Freigabe aufstellen, um damit die individuellen Eigenheiten dieser Controlling Prozesse im Unternehmen abzubilden.
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