Warum Digitalisieren?

Geschäftsprozessmanagement – kurz BPM – ist zum zentralen Faktor bei der Digitalisierung der modernen Unternehmenswelt geworden. Aber wie kann BPM helfen, Prozesse zu verbessern und Ziele schneller zu erreichen?

Kennen Sie das? Sie wollen eine innovative Geschäftsidee umsetzen, aber die bestehende ERP-Software lässt sich nicht anpassen. Oder Ihre Kunden wünschen sich einen digitalen Service, den Ihre aktuellen IT Systeme einfach nicht abbilden können. In der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt stellt diese mangelnde Flexibilität ein nicht zu unterschätzendes Risiko für Wachstum dar. Genau hier setzt das Business Process Management (BPM) an, welches der Schlüssel für die Modernisierung und Digitalisierung der eigenen Unternehmensprozesse ist.

Die Grenzen traditioneller Unternehmenssoftware

Die typische Situation in vielen Unternehmen heute: Eine in die Jahre gekommene ERP-Software bildet das Rückgrat der Geschäftsprozesse. Daneben existiert ein Flickenteppich aus Excel-Listen, Teamchats und E-Mail-Kommunikation. Änderungen am ERP-System sind kostspielig und zeitaufwändig, wenn überhaupt noch möglich. Neue Geschäftsprozesse werden daher oft in Insellösungen ausgelagert – mit der Folge, dass Daten mehrfach erfasst werden müssen und die Systemlandschaft immer komplexer wird.

Mitarbeiter verlieren so wertvolle Zeit damit, Informationen zwischen verschiedenen Systemen hin und her zu kopieren. Auswertungen müssen manuell erstellt werden, weil die Daten über verschiedene Systeme verstreut sind. Und wenn sich Marktanforderungen ändern, dauert es Monate, bis die Software angepasst werden kann.

Moderne Prozessautomatisierung mit BPM

Hier setzt modernes Business Process Management an. Mit Imixs-Office-Workflow modellieren Sie Ihre Geschäftsprozesse genau so, wie Sie sie brauchen – und können sie jederzeit anpassen, wenn sich Anforderungen ändern. Die standardisierte BPMN 2.0 Notation macht dabei die Prozesse für alle Beteiligten – von der Fachabteilung bis zur IT – begreifbar und versändlich.

Statt starrer Strukturen bietet BPM die Flexibilität, neue Geschäftsideen schnell umzusetzen. Ein Beispiel: Ihr Vertrieb möchte Kundenaufträge auch über einen Messenger-Dienst entgegennehmen? Kein Problem. Die KI-gestützte Imixs-Business-AI kann relevante Informationen aus verschiedensten Quellen extrahieren und automatisch in Ihre Geschäftsprozesse einbinden. Gleichzeitig bleiben alle Informationen zentral verfügbar und nachvollziehbar – ein enormer Vorteil gegenüber der oft unkontrollierten Kommunikation über verschiedene Messaging-Dienste.

Imixs-Office-Workflow stellt mit dem Open Source Tool Imixs-BPMN eine professionelle Lösung bereit. Unternehmensabläufe werden auf Basis einer leicht verständlichen Notation für alle Prozessbeteiligten transparent dargestellt. Wir stellen Ihnen bereits Auswahl verschiedener Standardprozesse zur Verfügung.

Effizientes Organisationsmanagement über Abteilungsgrenzen hinweg

Die Digitalisierung der heutigen Unternehmenswelt erfordert aber auch ein Umdenken in der Organisation von Geschäftsprozessen. Ein typischer Kundenauftrag durchläuft heute zahlreiche Stationen: vom Vertrieb über die Produktion und den Einkauf bis hin zur Logistik und Buchhaltung. Klassische, hierarchische Organisationsstrukturen stoßen hier an ihre Grenzen. Wenn jede Abteilung nur ihren eigenen Teilprozess optimiert, entstehen Silos und Reibungsverluste an den Schnittstellen.

BPM bricht diese starren Strukturen auf und ermöglicht eine prozessorientierte Organisation. Statt Aufgaben von Abteilung zu Abteilung weiterzureichen, folgt der gesamte Prozess automatisch einem durchgängigen Workflow. Prozessverantwortliche behalten dabei den Überblick über alle Aktivitäten – unabhängig von der Abteilungszugehörigkeit der beteiligten Mitarbeiter. Das Ergebnis: schnellere Durchlaufzeiten, weniger Fehler und zufriedenere Kunden.

Lückenlose Prozessdokumentation für bessere Entscheidungen

In der Praxis haben Geschäftsprozesse oft sehr unterschiedliche Laufzeiten. Während eine Eingangsrechnung meist innerhalb weniger Tage verarbeitet ist, kann sich ein komplexer Kundenauftrag über Wochen erstrecken. Dabei entstehen kontinuierlich neue Informationen: Statusänderungen, Entscheidungen, Dokumente und Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten. Ohne systematische Dokumentation geht hier schnell der Überblick verloren.

Imixs-Office-Workflow protokolliert automatisch jeden Prozessschritt und erstellt so eine digitale Prozesshistorie. Wie in einem digitalen Logbuch werden alle relevanten Ereignisse festgehalten – vom Eingang einer Kundenanfrage bis zum erfolgreichen Projektabschluss. Mitarbeiter haben damit jederzeit Zugriff auf den vollständigen Kontext eines Vorgangs und können fundierte Entscheidungen treffen. Führungskräfte profitieren von transparenten Prozessen und können Engpässe oder Optimierungspotenziale frühzeitig erkennen.

Die automatische Dokumentation schafft zudem die Basis für kontinuierliche Prozessverbesserungen. Durchlaufzeiten, Bearbeitungsschritte und Prozessvarianten lassen sich analysieren und optimieren. Das integrierte Dokumentenmanagement stellt sicher, dass alle prozessrelevanten Unterlagen zentral verfügbar sind und GoBD-konform archiviert werden.

Schnelle Implementierung, nahtlose Integration

Mit Imixs-Office-Workflow gehören monatelange IT-Projekte der Vergangenheit an. Die Implementierung neuer Geschäftsprozesse erfolgt in drei einfachen Schritten: Prozess modellieren, Formulare anpassen, System konfigurieren – fertig. Dank der modernen Microservice-Architektur können Sie schrittweise vorgehen und zunächst einzelne Prozesse optimieren, ohne gleich die gesamte IT-Landschaft umkrempeln zu müssen.

Die Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft erfolgt dabei über standardisierte Schnittstellen. Ob REST-APIs für moderne Webanwendungen, SOAP-Services für Legacy-Systeme oder spezielle Konnektoren für ERP-Lösungen wie SAP oder Microsoft Dynamics – Imixs-Office-Workflow fügt sich nahtlos in Ihre IT-Infrastruktur ein. Die offene Architektur ermöglicht sogar die Anbindung von IoT-Devices oder die Integration von Cloud-Diensten wie Microsoft 365 oder Google Workspace.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Produktionsunternehmen nutzt SAP für seine Kernprozesse, möchte aber die Qualitätssicherung flexibler gestalten. Mit Imixs-Office-Workflow wurde innerhalb einer Woche ein digitaler QS-Prozess implementiert, der Daten automatisch aus SAP bezieht und Prüfergebnisse wieder zurückschreibt. Die Mitarbeiter in der Produktion nutzen dabei eine intuitive Web-Oberfläche, während das Management jederzeit Zugriff auf aktuelle Qualitätskennzahlen hat.

Open Source als Innovationstreiber

Die Zeiten proprietärer Systeme, die Ihr Unternehmen in starre Abhängigkeiten zwingen, sind vorbei. Als 100% Open Source Lösung bietet Imixs-Office-Workflow die Freiheit, Prozesse genau nach Ihren Vorstellungen zu gestalten. Die moderne Architektur erlaubt die nahtlose Integration mit bestehenden Systemen – von Ihrer ERP-Software bis zu Cloud-Services. Dabei behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten und Prozesse.

Während klassische ERP-Systeme oft jahrelange Projektlaufzeiten für Änderungen erfordern, können Sie mit Imixs-Office-Workflow neue Prozesse in wenigen Tagen umsetzen. Das integrierte Dokumentenmanagement, die GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung sowie moderne APIs für die Systemintegration sind dabei bereits enthalten – ohne versteckte Kosten oder teure Zusatzlizenzen.

Erleben Sie, wie Imixs-Office-Workflow auch Ihr Unternehmen flexibel für die Zukunft aufstellt. Vereinbaren Sie eine persönliche Demo oder starten Sie direkt mit unserer Testversion.

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