Ein effektives Mahnwesen trägt dazu bei, die finanzielle Stabilität eines Unternehmens zu gewährleisten und die Verwaltung von offenen Forderungen zu optimieren. Das Mahnwesen ist ein Teilprozess des Forderungsmanagements. Es sichert die Liquidität des Unternehmens und optimiert das Zahlungs- und Kundenmanagement.
Liquiditätssicherung
Ein digitalisiertes Mahnwesen trägt dazu bei, Forderungsausfälle zu minimieren und die Liquidität eines Unternehmens zu sichern. Je länger eine Rechnung unbezahlt bleibt, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie beglichen wird.
Kundenbeziehungen
Ein professionell geführtes Mahnwesen ermöglicht es dem Unternehmen, Kundenbeziehungen zu wahren, da es den Prozess der Zahlungserinnerungen und Mahnungen standardisiert und automatisiert. Dies trägt zu einer Verbesserung der Kundenbeziehungen bei.
Einhaltung von Fristen
In vielen Ländern gibt es rechtliche Vorschriften und Fristen, die bei Mahnungen und Inkassoverfahren eingehalten werden müssen. Das Mahnwesen hilft dabei, diese Vorschriften zu erfüllen und vermeidet, dass Mitarbeiter unnötig Zeit und Energie auf die Verfolgung von Zahlungen verschwenden..
Rechtliche Absicherung
In einigen Fällen kann es notwendig sein, rechtliche Schritte einzuleiten, um offene Forderungen fristgerecht einzufordern. Ein gut aufgestelltes Mahnwesen kann sicherstellen, dass alle erforderlichen Schritte eingehalten werden, um rechtlich abgesichert zu sein.
Mahnwesen mit Imixs-Office-Workflow
Das Mahnwesen ist eng mit dem Ausgangsrechnungsmanagement verzahnt und ist damit ein Detailprozess im Vertriebs- und Rechnungswesen. Der Workflow im Mahnwesen ist in erster Linie darauf ausgerichtet, die Arbeitsabläufe bei Zahlungsverzug durch Mahnungen und Inkassoverfahren zu optimieren. Imixs-Office-Workflow bietet mit seinen Workflow Vorlagen unterschiedliche Möglichkeiten das Mahnwesen im Unternehmen effizient zu optimieren. Durch die individuelle Gestaltung der einzelnen Abläufe können Mahnläufe sowie das Kundenbeziehungsmanagement optimiert werden.
Erstellung von Mahnschreiben
Mahnschreiben können sowohl automatisiert erstellt werden, als auch durch die Verwendung von Office Vorlagen online bearbeitet werden. Imixs-Office-Workflow nutzt hierzu ausschließlich Open Source Komponenten, was die Anschaffung zusätzlicher Office Lizenzen und den damit verbundenen Kosten vermeidet. Mahnungen können direkt online bearbeitet und korrigiert werden. Über die integrierte DMS Funktion werden sämtliche Schreiben automatisch archiviert und revisionssicher abgelegt.
Automatisierte Workflows
Durch die Definition entsprechender Fristen können in einem digitale Mahnverfahren Mahnschreiben automatisch ausgelöst und an zuständige Fachabteilungen weitergeleitet werden. Sämtliche Bearbeitungsschritte sowie der Versand werden über ein revisonssicheres Protokoll dokumentiert. Dies trägt zu einer höheren Qualität im Mahnwesen bei und hilft Fehler bei der Erstellung oder die Nichteinhaltung von Fristen zu vermeiden.
Imixs-Office-Workflow basiert auf dem BPMN 2.0 Standard. Damit lassen sich Mahnläufe graphisch individuell abbilden und steuern. Neben der Reihenfolge – also wer wann was prüfen muss – können auch individuelle Geschäftsregeln berücksichtigt werden. Beispielweise Kundengruppen oder landesspezifische Regelungen.
Cash Management
Durch die Verknüpfung des Rechnungswesens mit dem Cash Management können automatisierte Lastschriftverfahren abgebildet werden. Über die Imixs SEPA Schnittstelle lassen sich entsprechende Workflows flexibel erstellen und so das Risiko von Zahlungsausfällen vermeiden.
DATEV Schnittstelle
Bei Forderungsausfällen oder Inkassoverfahren können die Daten automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Über die Imixs DATEV Schnittstelle kann dieser Vorgang nahtlos in die bestehende IT Infrastruktur eingebunden werden.
Verwandte Themen
Schnittstellen
- DATEV Schnittstelle – Buchhaltung
- SEPA Schnittstelle – Bank
- Debitoren Schnittstelle – Buchhaltung
Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse
Mit unserer individuellen Service Subscription unterstützen wir Sie gerne bei der Digitalisierung Ihres Mahnwesens. Hierbei greifen wir auf eine Vielzahl von vorgefertigten Prozessen zurück, welche eine schnelle Umsetzung garantieren.