Mit einem digitalen Vertragsmanagement werden alle Abläufe rund um die Erfassung, Erstellung, Prüfung und Archivierung von Verträgen im Unternehmen abgebildet. Die Digitalisierung verbessert die Effizienz bei der Erstellung von Verträgen und senkt so Kosten und Risiken. Auch bei der Verwaltung von externen Vertragsdokumenten erhöht das Vertragsmanagement die Transparenz in Bezug auf Fristen und Risiken.
Senkung von Vertragsrisiken
Durch das digitale Vertragsmanagement können Unternehmen Risiken wie Vertragsverletzungen und unerwartete Kosten minimieren. Automatisierte Erinnerungen und Warnungen helfen dabei, Fristen einzuhalten und Verträge rechtzeitig zu verlängern.
Gesetzliche Anforderungen
Durch integrierte Workflows bietet das digitales Vertragsmanagement die Sicherheit eigene Verträge gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu erstellen und minimiert so das Risiko von Vertragsverletzungen und rechtlichen Problemen.
Bessere Zusammenarbeit
Ein digitales Vertragsmanagement ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams in Echtzeit. Dies fördert eine schnellere Kommunikation und verbessert die Koordination und Abstimmung bei der Vertragserstellung und Prüfung.
Datensicherheit
Digitale Vertragsmanagementplattformen bieten erweiterte Sicherheitsfunktionen, um die Vertraulichkeit und Integrität von Vertragsdaten zu gewährleisten. Vertragsdokumente können so beispielsweise vor unerlaubten Zugriff oder Manipulation geschützt werden.
Vertragsmanagement mit Imixs-Office-Workflow
Imixs-Office-Workflow bietet eine flexible und zuverlässige Lösung Geschäftsprozesse rund um Verträge und Vereinbarungen zu digitalisieren. Dazu zählt sowohl die Erstellung eigener Vertragsdokumente als auch die Erfassung externer Verträge wie beispielsweise Mietverträge, Leasingverträge oder Serviceverträge.
Erstellung von Vertragsdokumenten
Verträge können durch die Verwendung von Office Vorlagen online erstellt und bearbeitet werden. Imixs-Office-Workflow nutzt ausschließlich Open Source Komponenten, was die Anschaffung zusätzlicher Office Lizenzen und den damit verbundenen Kosten vermeidet. Vertragsdokumente können direkt online bearbeitet und korrigiert werden.
Individuelle Freigabe nach dem 4-Augen-Prinzip
Die Freigabe von Vertragsdokumenten erfolgt meist nach einem 4-Augen-Prinzip. Ein neues Vertragsdokument wird nach der Erfassung zunächst an einen internen Fachbereich weitergeleitet. Dieser führt eine Sachprüfung der Vertragsdokumente durch. Anschließend wird der Vorgang an das Management zur Genehmigung bzw. Unterzeichnung weitergeleitet. Ist auch diese positiv ausgefallen, geht der Vorgang zurück an den Ersteller, der nun den Vertrag mit dem Vertragspartner abschließen kann.
Imixs-Office-Workflow basiert auf dem BPMN 2.0 Standard. Damit lassen sich alle Arten von Prüf und Freigabeprozesse graphisch individuell abbilden und steuern. Neben der Reihenfolge – also wer wann was prüfen muss – können auch individuelle Geschäftsregeln berücksichtigt werden. Beispielweise Vertragsarten oder Projektverantwortlichkeiten. Damit lässt sich die Erstellung und Prüfung von Verträgen im Unternehmen optimieren und das Fehlen von Prüfschritten vermeiden.
Dokumentmanagement – DMS
Sämtliche Vertragsdokumente können bequem per Drag & Drop in den Workflow aufgenommen werden und stehen damit in einer zentralen Vorgangsmappe zur Verfügung. Durch die revionssichere Ablage der Dokumente werden auch sämtliche Vertragsänderungen oder Vertragsergänzungen zu einem einmal gestarteten Vertragsworkflow sicher verwaltet. Sämtliche Dokumente und Bearbeitungsschritte sind in der Vorgangshistorie chronologisch aufgeführt und dokumentiert.
Digitale Unterschrift
Imixs-Office-Workflow bietet auch die Möglichkeit eine elektronische Unterschrift in ein Online Formular einzufügen. Der Benutzer kann dabei mit einem virtuellen Stift oder dem Zeigefinger auf dem Display eines Notepads unterschrieben. Bekannt ist dieses Verfahren beispielsweise von Paketzustellern.
Darüber hinaus bietet Imixs-Office-Workflow auch die Möglichkeit Verträge und Geschäftsdokumente mit digitalen Signaturen zu versehen. Dabei werden die Vertragsdokumente während des Freigabeworkflows automatisch mit einer Signatur des jeweiligen Sachbearbieters versehen. Neben einer elektronische Unterschrift welche in das Dokument eingefügt wird, wird das Dokument zusätzlich signiert, so dass dieses vor Manipulationen innerhalb des Freigabeworkflows geschützt ist. Auch wenn das Dokument an externe Partner weiter gegeben wird, kann von diesem die Echtheit und Unverfälschtheit des Dokuments geprüft werden.
EU Richtlinie zur elektronischen Signatur
Mit der EU Richtlinie vom Juli 2016 sind die juristischen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (E-Signaturen) und deren Anerkennung auf europäischer Ebene einheitlich geregelt. Neben der elektronischen Signatur, bei der eine Bildunterschrift in ein Dokument eingefügt wird, unterstützt der Signatur Service von Imixs-Office-Workflow auch die fortgeschrittene elektronische Signatur. Diese ermöglicht es so die Authentizität und Unverfälschtheit der signierten Daten zu prüfen.
Individuelles Vertragsmanagement
Durch den Open Source Ansatz von Imixs-Office-Workflow lässt sich der Vertragsworkflow mühelos jeder Zeit an die individuellen Anforderungen der eigenen Organisation anpassen. D. h. es können beispielsweise unterschiedliche Freigabeworkflows, Wiedervorlagen oder Eskalationsschritte eingefügt werden. Auch die zu erfassenden Vertragsdaten können durch das dynamische Formulardesign jeder Zeit schnell erweitert werden. Mit einer Service Subscription unterstützen wir Sie bei der Umsetzung Ihres Vertragsmanagements und zeigen Ihnen einen schnellen Weg hin zu einem professionellen Geschäftsprozessmanagement.
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