Mit Imixs-Office-Workflow strukturieren Sie Ihren Bestellprozess und schaffen abteilungsübergreifend Transparenz
Die Bedarfserfassung ist Teil des Bedarfs- & Beschaffungs-Managements. Meldung, Freigabe, Bestandsprüfung, die Einholung von Vergleichsangeboten sowie die Bestellung sorgen für eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Ein digitaler Bestellprozess schafft Transparenz und stellt eine qualitative Bestellung sicher.
Vorteile eines digitalisierten Bestellprozesses
Meist sind externe Prozessbeteiligte und IT-Systeme eingebunden. Schnell geht dann Überblick verloren, wenn der Beschaffungsprozess im Unternehmen nicht klar definiert ist. Die Digitalisierung der Bedarfsmeldungen ermöglicht es Kosten und Qualität zu kontrollieren, das Bestandsmanagement zu optimieren und gleichzeitig die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern. Ein digitaler Bestellprozess schafft damit mehr Transparenz und stellt eine qualitative Bestellung sicher.
Compliance sicherstellen
Ein wesentlicher Zweck einer Bedarfsmeldung ist die zielgerichtete Steuerung des Prozesses. So können gesetzliche Vorgaben und interne Firmenrichtlinien konform (fehler- und manipulationsfrei) umgesetzt werden. Mit Imixs-Office-Workflow setzen Sie die Anforderungen der DSGVO, GoBD u.a. routiniert und sicher um.
Maverick-Buying unterbinden
Maverick-Buying beschreibt eigenmächtige Bestellungen unter Umgehung von Einkauf und standardisierten Einkaufswegen. Mit Imixs-Office-Workflow stellen Sie Prozessabläufe sicher.
Genehmigungsroutinen umsetzen
Mit Prüf- und Genehmigungsroutinen setzen Sie bei wichtigen Entscheidungen durch das Mehr-Augen-Prinzip einen sicheren und fehlerfreien Beschaffungsprozess um. Mit Imixs Office Workflow schaffen Sie Transparenz und Verantwortung.
Angebote vergleichen
In Zeiten hoher Volatilität schafft ein aktueller Angebotsvergleich eine fundierte Entscheidungsgrundlage bei der Lieferantenauswahl. So stellen Sie sicher, immer das aktuelle beste Angebot in Anspruch nehmen. Mit Imixs-Office-Workflow definieren Sie individuell, wie viele Vergleichsangebote für eine Bestellfreigabe erforderlich sind.
Kosten senken
Aufgrund der Vielzahl von Bestellungen kann durch effiziente Bestellabwicklungen ein erhebliches Kostensenkungspotential realisiert werden. Ein gutes digitales Bedarfs- und Bestellmanagement schafft für den Einkauf Flexibilität und eine bessere Verhandlungsbasis. Mit Imixs-Office-Workflow senken Sie Ihre Prozesskosten nachhaltig und nachvollziehbar.
Schnittstellen nutzen
Über Schnittstellen können Anbindungen zu existierenden Software-Applikationen, z.B. ERP, hergestellt werden, Daten ausgetauscht und Informationen aus diesen Applikationen in den Workflow eingebunden werden. Mit Imixs Office Workflow verfügen Prozessbeteiligte immer über alle nötigen und aktuellen Informationen für ihre Arbeitsschritte.
Liquidität verbessern
Lagerware ist gebundenes Kapital. Unnötige Bestellungen trotz Lagerbestand können zu Wertminderung führen und belasten die Liquidität. Mit Imixs-Office-Workflow stellen Sie Prüfungen sicher und verbessern so Ihre Liquidität.
Nachfolgend beschreiben wir einen üblichen Ablauf eines Bestellprozesses, der einfach auf Ihre individuellen Bedürfnisse und Abläufe angepasst werden kann.
1. Bedarfserfassung und Meldung
In der Bedarfserfassung wird die benötigte Ressource (Ware, Dienstleistung) durch den Bedarfsträger (Person mit Bedarf) identifiziert und spezifiziert. Was wird in welcher Qualität, Menge und zu welchem Zeitpunkt benötigt.
Fügen Sie per drag & drop einfach Angebote, technische Beschreibungen oder Rechnungen vorheriger Bestellungen zur Ergänzung hinzu.
Für regelmäßige Bedarfe können Artikelkataloge erfasst werden. Dies erleichtert Bedarfsträgern die Erfassung ihres Bedarfes und verbessert die Qualität der Bedarfsmeldung. Eine mögliche Zuordnung zu Kostenstellen und Kostenträgern liefert wichtige Informationen für Controlling und Buchhaltung im weiteren Prozessverlauf.
Mit einem Klick leitet der Bedarfsträger seine Bedarfsmeldung (auch Bestellanforderung BANF genannt) weiter. Durch die hinterlegte Organisation sowie Rollen und Rechte wird nächste definierte Aufgabe im Workflow automatisch dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen.
Mit Imixs Office Workflow stellen Sie eine vollständige Bedarfserfassung sicher und beschleunigen den Beschaffungsprozess.
2. Bestandsprüfung
Mit der Bestandsprüfung vermeiden Sie, dass eine Bestellung ausgelöst wird, obwohl die benötigte Ware noch vorrätig ist. Dadurch sparen Sie Kosten und verbessern Ihre Liquidität.
Mit Imixs Office Workflow stellen Sie eine routinemäßige Bestandsprüfung sicher und vermeiden unnötige Kosten.
3. Angebotseinholung
Fordern Sie direkt aus Imixs Office Workflow für spezifizierte Bedarfe von potenziellen Lieferanten Angebote per Mail an. Übernehmen Sie erhaltene Angebote automatisiert oder einfach per drag & drop in Ihren Workflow.
Definieren Sie mit Imixs Office Workflow individuell in der Arbeitsanweisung nach Ihren Regeln, wie viele Angebote in welcher Budget-Range eingeholt werden müssen (z.B. bis max. 1.000 € ein Angebot, darüber mind. 3 Angebote).
4. Budgetfreigabe
Im Rahmen einer Budgetfreigabe werden Bedarfsmeldungen i.d.R. durch die für die Kostenstelle Verantwortlichen geprüft (4-Augen-Prinzip).
In einer erweiterten Prüfung (z.B. bei Überschreitung von Budget-Grenzen) kann das Controlling oder die Geschäftsführung (6-Augen-Prinzip) auf die Einhaltung eines Gesamtfinanzrahmens in die Prüf- und Genehmigungsroutine eingebunden werden. Damit liefern Sie Ihrem Controlling aktiv wichtige Informationen für die Liquiditätsplanung.
Mit Imixs Office Workflow setzen Sie zuverlässig Ihre eigenen Genehmigungsrichtlinien um und behalten so den Überblick über Ihre wesentlichen Einkaufspositionen.
5. Lieferantenauswahl
Mit der Lieferantenauswahl entscheiden Sie über Qualität, Liefertermin und Kosten Ihres Waren- oder Dienstleistungsbedarfes.
Mit Vergleichsangeboten, Freigaberoutinen und Zugriff auf Lieferantenbewertungen stellen Sie in Imixs Office Workflow sicher, datenbasiert immer die beste Lieferantenauswahl zu treffen.
6. Bestellung
Die eigentliche Bestellung ist nur noch die Kommunikation des vorher qualifizierten und genehmigten Bedarfes an den Lieferanten. Die Bestellung kann direkt aus Imixs Office Workflow per Mail an den Lieferanten versandt werden.
Dokumentieren Sie in Imixs Office Workflow auch die Auftragsbestätigung Ihres Lieferanten und hinterlegen Sie den zugesagten Liefertermin zur Terminverfolgung für den Wareneingang.
Mit der Lieferantenbestätigung ist der Teilprozess Bestellung abgeschlossen und geht in den nächsten Teilprozess Wareneingang über.
Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse
Starre Standard-Software zwingt Sie, sich vorgegebenen Prozessabläufen anzupassen. Imixs Software Solution entwickelt und programmiert Prozesse nach Ihren individuellen Bedürfnissen, Regeln und Vorgaben.
Durch die individuelle Prozessgestaltung identifizieren sich Ihre Mitarbeiter leichter mit dem digitalen Workflow. Mit einer guten User-Usability und -Experience gelingt eine bis zu 4 x erfolgreichere Umstellung auf neue digitale Prozesse.
Mit unserer individuellen Service Subscription unterstützen wir Sie gerne bei der Digitalisierung Ihres Bedarfsmanagments. Hierbei greifen wir auf eine Vielzahl von vorgefertigten Prozessen zurück, welche eine schnelle Umsetzung garantieren.
Vereinbaren Sie ein kostenloses und unverbindliches Informationsgespräch.
Sehen Sie sich die Vorteile eines ganzheitlichen Beschaffungsprozesses an. Erfahren Sie, welche Mehrwerte Sie durch die Koppelung von Teilprozessen generieren.
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Die beschriebene Prozess-Kette veranschaulicht exemplarisch einen ganzheitlichen Beschaffungsprozess. Mit Imixs Office Workflow können Sie Teilprozesse unabhängig voneinander implementieren und später nach und nach koppeln.