Texterkennungssysteme auf Basis generativer KI eröffnen Unternehmen neue Chancen bei der effizienten Verarbeitung von Dokumenten. Mit modernen KI Systemen lassen sich unstrukturierte Textdaten automatisch analysieren und Geschäftsprozesse schneller digitalisieren.
Vorteile von generativer KI
Generative KI revolutioniert gerade die Textanalyse von Geschäftsdokumenten und bietet mittelständischen Unternehmen völlig neue Möglichkeiten bei der Digitalisierung. So können beispielsweise jetzt große Mengen unstrukturierter Daten aus Verträgen, Berichten und Korrespondenzen effizient verarbeitet und wichtige Informationen extrahiert werden. Bei der Analyse von Geschäftsdokumenten lassen sich automatisch Muster erkennen, Schlüsselthemen können schneller identifiziert werden und sogar Stimmungen oder Intentionen lassen sich erfassen. Dies ermöglicht eine schnellere und präzisere Entscheidungsfindung, indem relevante Informationen automatisch hervorgehoben werden. Darüber hinaus kann die KI Zusammenfassungen erstellen, Dokumente kategorisieren und bei der Erstellung neuer Texte unterstützen. Dies steigert die Produktivität und reduziert menschliche Fehler. Für Unternehmen bedeutet dies eine verbesserte Compliance, effizienteres Dokument- und Vertragsmanagement und die Möglichkeit, aus historischen Daten wertvolle Geschäftserkenntnisse zu gewinnen.
Mit der neuesten Version von Imixs-Office-Workflow steht Unternehmen nun eine leistungsfähige Low-Code Lösung für ein modernes Prozessmanagement zur Verfügung.
Bei der Low-Code-Entwicklung handelt es sich um einen Software Ansatz, bei dem die Programmierung von Anwendungen und Prozessen durch visuelle grafische Schnittstellen erleichtert wird. Im Gegensatz zu den Code manuell zu schreiben, werden bei der Low-Code-Entwicklung Abläufe in Modellen beschrieben. Mithilfe einer Low-Code-Plattform lassen sich so Anwendungen und Geschäftsprozesse schneller umsetzen. Vorgefertigte Module und Schnittstellen werden miteinander verknüpft und können jeder Zeit wiederverwendet werden. Dies ermöglicht es auch Personen ohne umfangreiche Programmierkenntnisse, die Entwicklung neuer Anwendungen durchzuführen.
BPMN 2.0
Imixs-Office-Workflow unterstützt die Low-Code-Enwicklung durch eine moderne Workflow Engine auf Basis der Business Prozess Modelling Notation – kurz BPMN. Mit Hilfe von BPMN können Geschäftsprozesse und Abläufe in einem Unternehmen grafisch abgebildet und umgesetzt werden. Dabei werden sowohl die Abläufe, als auch die Verantwortlichkeiten in einem BPMN Modell festgehalten.
Imixs-Office-Workflow erweitert diesen Ansatz nun durch eine moderne und leistungsfähige Modellierungstechnik. Es lassen sich nicht nur Formulare, Abläufe und Verantwortlichkeiten definieren, sondern auch das Dokument Input- und Output-Management schnell optimieren.
Die BPMN Technologie kann dabei in unterschiedlichen Plattformen wie z.B. Microsoft Visual Studio, Eclipse IDE oder auch im Web erfolgen.
Dokumenten Management mit BPMN 2.0
Die Dokumenten Management Funktionalität von Imixs-Office-Workflow erweitert die Low-Code-Plattform auch auf die Verwaltung von Dokumenten. Sämtliche Bearbeitungsschritte von der Erstellung bis zur Prüfung von Dokumenten lassen sich über das BPMN Modell in einen Geschäftsprozess integrieren. Damit stellt Imixs-Office-Workflow eine vollständige DMS Lösung bereit.
Dokumente lassen sich aus unterschiedlichen Quellen – z.B. E-Mail, lokaler Office Scanner, File Server – importieren und direkt in einen zuvor definierten Workflow überführen. So können viele Dokument-basierte Abläufe im Unternehmen automatisiert werden. Durch die Workflow Technologie von Imixs-Office-Workflow ist sicher gestellt, dass dabei keine Dokumente verloren gehen oder unbearbeitet liegen bleiben.
Aber auch das Dokumenten Output-Management kann mit Hilfe von Imixs Office-Workflow optimiert werden. Vorhandene Dokument Vorlagen, sogenannte Templates, werden mit Metadaten aus einem Geschäftsprozess verknüpft und können sogar automatisch erstellt werden. Benutzer können die Dokumente online bearbeiten und nach Prüfung weiterleiten. So lassen sich vielfältige Dokument-basierte Prozesse schnell vereinfachen. Beispiele sind hierfür: Ausgangsrechnungen, Prüfberichte oder auch die Auftrags- und Angebotserstellung.
Offene Schnittstellen
Durch den Open Source Ansatz der Imixs-Workflow Technologie stehen in Imixs-Office-Workflow nicht nur eine Vielzahl an offenen Schnittstellen und unterschiedlichen Adaptern bereit, sondern es können auch eigene Erweiterungen schnell implementiert werden.
Mithilfe der sogenannten Microkernel-Technologie lassen sich neue Funktionen schnell entwickeln und in bestehende Geschäftsprozesse integrieren. Dabei erfolgt auch die Steuerung und Konfiguration ausschließlich über das BPMN Modell – also mit einem Low-Code Ansatz. Damit ist eine hohe Wiederverwertbarkeit von Schnittellen und Erweiterungen garantiert, was auch dazu beiträgt die Entwicklungskosten zu senken.
Treten Sie mit uns in Kontakt
Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten der Low-Code-Entwicklung mit Imixs-Office-Workflow erfahren möchten, treten Sie mit uns in Kontakt. Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.
Open-BPMN wurde nun bereits in Version 0.9.3 veröffentlicht. Aus diesem Anlass möchte ich kurz die neue BPMN Tool Plattform vorstellen und einige besondere Merkmale herausstreichen:
Open-BPMN ist ein graphisches Modellierungswerkzeug für die Erstellung, Visualisierung und Bearbeitung von BPMN 2.0 Modellen. Open-BPMN ist ein Open Source Projekt und verfolgt das Ziel eine offene und erweiterbare BPMN-Modellierungs-Plattform für eine breite Community rund um den BPMN-Standard bereitzustellen.
Open-BPMN bietet einige Eigenschaften, die den Einsatz von Open BPMN besonders interessant machen:
IDE Unabhängig
Open-BPMN basiert auf einer modernen Web-Technologie. Diese Architektur ermöglicht es, Open BPMN auf verschiedenen IDEs und Plattformen wie Visual Studio Code, Eclipse IDE, Eclipse Theia sowie als eigenständige Webanwendung auszuführen.
Open BPMN ist nicht nur ein grafisches Modellierungswerkzeug, sondern bietet Entwicklern und unabhängigen Projekten auch die Möglichkeit, das Verhalten und Aussehen der Modellierungsplattform für eigene Lösungen anzupassen. Open-BPMN unterstützt dazu den BPMN 2.0 Extension Mechanismus.
Open-Source-Workflow-Engines wie Imixs-Workflow integrieren Open BPMN bereits in ihre Tooling-Plattformen und erweitern die Kernfunktionen von BPMN 2.0 um plattformspezifische Funktionen.
Offenheit
Open-BPMN basiert auf einer freien Lizenz (Eclipse Public License – v 2.0). Dadurch sind Projekte bei der Verwendung von Open-BPMN in keiner Weise eingeschränkt. Auch fallen keinerlei Lizenzkosten an. Open-BPMN wird auf Github gehostet und teilt sich in mehrere Subprojekte auf.
Mit der neuesten Version der Business Prozess Management LösungImixs-Office-Workflow stellt die Imixs Software Solutions GmbH eine Archivlösung vor, mit der auch große Datenbestände sicher über lange Zeiträume digitalisiert werden können. Die technologische Grundlage dazu stellt die Open Source Datenbankplattform Apache Cassandra. Apache Cassandra ist eine Big Data Plattform, die vor allem auf Skalierbarkeit und hohe Verfügbarkeit ausgelegt ist, ohne dabei die Leistung zu beeinträchtigen. Die nachgewiesene Fehlertoleranz macht es zur perfekten Plattform für geschäftskritische Daten. Apache Cassandra wird unter anderem von namhaften digitalen Großunternehmen wie eBay, GitHub, Instagram oder Netflix genutzt, aber auch Organisationen wie CERN nutzen diese performante und gleichzeitig fehlertolerante Technologie.
Durch die Integration dieser Speichertechnik in Imixs-Office-Workflow können Geschäftsprozesse und deren Daten in einem Langzeitarchiv abgelegt werden. Gleichzeitig ermöglicht diese Lösung Unternehmen die Echtzeit-Analysen ihrer Geschäftsdaten. So ergeben sich neue Möglichkeiten die Digitalisierung mit den eigenen Geschäftszielen zu kombinieren. Sowohl Imixs-Office-Workflow als auch die Big Data Plattform Cassandra sind Open Source Lösungen und frei von Lizenzkosten. Die Lösung kann sowohl auf Standardhardware im eigenen Unternehmen als auch auf Cloud-Infrastrukturen genutzt werden.
Digitalisierung mit Imixs-Office-Workflow
Imixs-Office-Workflow bietet ein völlig neues Konzept wie Geschäftsdaten digitalisiert werden. Anders als bei reinen Archivlösungen werden Dokumente nicht einfach nur abgelegt, sondern bereits bei der Digitalisierung automatisch mit den dahinter liegenden Geschäftsprozessen verknüpft. Dadurch wird mit der Digitalisierung unmittelbar ein Wertschöpfungsprozess im Unternehmen angestoßen, welcher nicht nur bessere Informationen schafft, sondern gleichzeitig Arbeitsabläufe nachhaltig verbessert. Es entstehen Wettbewerbsvorteile durch geringere Kosten, Kürzere Reaktionszeiten und eine höhere Prozessqualität.
Durch einen modellgetriebenen Ansatz können in Imixs-Office-Workflow verschiedenste Arten von Unternehmensabläufen sehr schnell umgesetzt werden. Auch komplexe Geschäftsprozesse lassen sich durch individuellen Geschäftsregeln nach den eigenen Compliance Richtlinien abbilden. Möglich wird dies durch den BPMN 2.0 Standard der die graphische Modellierung von Geschäftsprozessen erlaubt.
Typische Unternehmensprozesse, welche mit Imixs-Office-Workflow abgebildet werden, umfassen das Beschaffungsmanagement, das Rechnungscontrolling, Qualitätsprozesse, sowie Unternehmensabläufe im Bereich Personal oder Produktion. Die Imixs GmbH bietet eine direkte Unterstützung für eine erfolgreiche Digitalisierung von Geschäftsprozessen in kleinen und mittelgroßen Unternehmen an. Darüber hinaus entwickelt die Imixs GmbH aber auch Lösungen für Großkunden wie beispielsweise BMW.
Mit einer Service Subscription bietet die Imixs Software Solutions GmbH einen unkomplizierten und schnellen Einstieg in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Mit Open Source unterstützt die Imixs Software Solutions GmbH Unternehmen beim Aufbau einer nachhaltigen IT Strategie, die Kosten senkt und neue Möglichkeiten eröffnet.
In einer modernen IT werden heute von jedem Unternehmen unterschiedlichste Technologien und Softwarelösungen eingesetzt. Diese sind einem permanenten Wandel ausgesetzt – bedingt durch neue Verfahren und sich ändernde Rahmenbedingungen. Nur durch einen offenen Umgang mit neuen Entwicklungen, sowie dem transparenten Austausch von Erfahrungen und Know-How ist der Aufbau einer nachhaltigen Software Architektur garantiert. Der Einsatz von Open Source Software und offenen Standards ist daher eine logische Konsequenz.
Seit Version 3.0 bietet die Open Source Geschäftsprozess Management Plattform Imixs-Office-Workflow eine erweiterte DMS Workflow Funktion (Dokumenten Management System). Mit Hilfe dieser Funktion verwalten und finden Sie Ihre Dokumente schnell und effizient.
DMS Workflow
Geschäftsprozesse stehen meist in enger Verbindung zu Dokumenten, die sowohl von außerhalb des Unternehmens eintreffen (z.B. Eingangsrechnungen) als auch innerhalb des Unternehmens entstehen (z.b. Ausgangsrechnungen). Je nach Art des Dokuments durchlaufen diese meist unterschiedliche Geschäftsprozesse. So müssen beispielsweise Angebote die vom Vertrieb erstellt wurden ggf. von der Produktion oder dem Controlling geprüft und freigegeben werden, bevor diese das Unternehmen verlassen. Hier ist eine lückenlose Dokumentation des Arbeitsablaufs unerlässlich. Für ISO zertifizierte Unternehmen sind diese Dokumenten-Workflows meist als Verfahrensanweisungen im QS-Handbuch hinterlegt. Mit Hilfe von Imixs-Office-Workflow werden nun diese Verfahrensanweisungen digitalisiert und so für alle Mitarbeiter im Unternehmen ausführbar gemacht werden. Der Vorteil: die Workflow Management Software kümmert sich um die Prozessdokumentation und die korrekte Verteilung der Arbeitsvorgänge – gekoppelt an die Arbeitsanweisungen – im Unternehmen.
Arbeitsschritte lückenlos dokumentieren
In jedem einzelnen Arbeitsschritt werden durch die Workflow Software die Dokumente geprüft und ggf. in einem sicheren Archiv abgelegt. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden dabei automatisch protokolliert. Auch der Zugriffsschutz auf Dokumente unterliegt dabei automatisch den zuvor festgelegten Regeln. Damit stellen Sie sicher, dass nur die am Prozess beteiligten Akteure und verantwortlichen Personen diese Dokumente später verändern oder einsehen können.
Die DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow erleichtert aber nicht nur die Ablage, sondern auch das Wiederfinden der Dokumente. Über die Volltextsuche kann nach beliebigen Schlagworten aus dem Geschäftsprozess gesucht werden. Dabei orientiert sich die Suche an moderner Suchmaschinen-Technologie, wie wir es von Google gewohnt sind. Um eine Rechnung wiederzufinden muss man nicht mehr die Rechnungsnummer oder das Schlagwort kennen, welches der Kollege bei der Ablage des Dokuments verwendet hat. Es genügt eine Eingabe des aktuellen Kontextes in dem wir uns befinden, um das gesuchte Dokument zu finden:
„Eingangsrechnung Imixs in Freigabe Müller“
Mit dieser Suchanfrage werden automatisch alle Eingangsrechnungen der Firma Imixs angezeigt, die sich noch in der der Freigabe befinden und durch den Mitarbeiter Müller bearbeitet wurden.
DMS Workflow
Mithilfe der DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow verwalten Sie Ihre Dokumente intelligenter und nutzen gleichzeitig die Vorteile einer professionellen integrierten Geschäftsprozess Management Lösung.
Erfahren Sie mehr über diese Möglichkeiten Imixs-Office-Workflow im eigenen Unternehmen zu nutzen. Über eine Service Subscription steht Ihnen nicht nur eine Workflow Management Lösung zur Verfügung, sondern auch ein professioneller Support, der es Ihnen erleichtert Ihre Geschäftsprozesse und Dokument schnell und zuverlässig im Unternehmen zu verwalten. Imixs-Office-Workflow ist eine lizenzkostenfreie Open Source Lösung.
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD trat bereits im Jahr 2015 verbindlich für Unternehmen in Kraft und löst damit die bisherigen Regelungen GoBS und GDPdU ab. Im Kern geht es bei der GoBD darum, die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten an die Regeln der ordentlichen Buchführung anzupassen und zugleich den Anforderungen einer modernen IT gerecht zu werden. Manches in die Jahre gekommene ERP und IT System erfüllt heute diese Anforderungen nur unzureichend oder muss mit einer DMS Funktionalität erweitert werden, was nicht selten mit erheblichen Lizenzkosten verbunden ist. Die Open Source Plattform Imixs-Office-Workflow stellt hier eine moderne und flexible Softwarelösung bereit, mit der Unternehmen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse nachhaltig unterstützt werden. „GoBD“ weiterlesen
Seit dem Jahr 2011 werden vom Gesetzgeber über das Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungsbelege einer klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Damit können entsprechende Belege ohne digitale Signatur auf einfache Weise zwischen Unternehmen auch per E-Mail ausgetauscht werden. Es ergeben sich dadurch eine Vielzahl von Vereinfachungen und Optimierungsmöglichkeiten bei der Belegerfassung, die zu einer Zeit- und Kostenersparnis führen. Jedoch setzen immer noch viele Unternehmen bei der Rechnungseingangsbearbeitung auf papierbasierte Abläufe mit einer manuellen Kontrolle und Erfassung ihrer Belege. Der Grund hierfür sind oft sehr unterschiedliche Geschäftsabläufe bei der Bearbeitung von Belegen im Unternehmen. „Belegerfassung per E-Mail“ weiterlesen
BPMN ist eine moderne Technik für die Modellierung von Geschäftsprozessen. Sie dient als Brücke um das Geschäftsprozessmanagement mit der IT zu verbinden. Mit Hilfe von BPMN 2.0 können Geschäftsprozesse auf Basis einer prozesszentrierten Architektur entworfen und realisiert werden.
Die ‚Business Process Model and Notation‚ – kurz BPMN – ist zwischenzeitlich die erste Wahl, wenn es darum geht Geschäftsprozesse und technische Abläufe zu modellieren. Diese graphische Notation für Geschäftsprozesse birgt viele Chancen um Unternehmensabläufe nachhaltig zu optimieren. Das Management wird mit Hilfe von BPMN in die Lage versetzt, Unternehmensprozesse nicht nur in einem standardisierten Format zu dokumentieren, sondern diese Modelle auch in einer Workflow Engine zur Anwendung zu bringen. Während bei monolithischen IT Systemen die Geschäftsprozesse mehr oder weniger hart codiert in der Software vorliegen und durch das Management kaum beeinflussbar sind, können mit Hilfe von BPMN Geschäftsprozesse innerhalb einer Workflow Management Suite nicht nur ausgeführt, sondern permanent optimiert und verbessert werden. Kostspielige Änderungen an der vorhandenen Software entfallen. Die Nutzung eines graphischen Modells führt also nicht nur zu einer erheblichen Verbesserung des Prozessdenkens und der Transparenz bei der Planung und Ausführung von Prozessen, sondern trägt auch dazu bei, die Implementierungsdauer von Geschäftsprozessen zu verkürzen.
Mit der neuesten Version des BPMN Modellierungswerkzeugs Imixs-BPMN können Geschäftsprozesse jetzt nach dem BPMN Standard modelliert und sofort in Imixs-Office-Workflow ausgeführt werden. Die Geschäftsprozessmodellierung wird damit einfacher und transparenter.
BPMN bietet Unternehmen den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer beschreiben und dokumentieren zu können. Durch die leicht verständliche Notation können auch komplexe Unternehmensabläufe für alle Beteiligte transparent dargestellt und verstanden werden. Mit Hilfe von Imixs-BPMN lassen sich diese Prozesse direkt innerhalb der Workflow Management Lösung Imixs-Office-Workflow ausführen.
Imixs-BPMN basiert auf dem BPMN 2.0 Standard und unterstützt damit den vollen Umfang der Prozess Notation. Bestehende Modelle lassen sich leicht in das Tool importieren und anpassen. Dabei können die technischen Details eines Geschäftsprozesses bequem über komfortable Dialoge erfasst werden.
Durch die intelligente BPMN Schnittstelle von Imixs-Workflow können Prozessmodelle frei modelliert werden und unterliegen keinen technischen Beschränkungen durch die Prozess-Engine. Damit steht die Dokumentation von Prozessabläufen im Unternehmen klar im Vordergrund.
Die Imixs GmbH beteiligt sich aktiv bei der Entwicklung der Eclipse BPMN Plattform und bietet mit Imixs-BPMN eine optimale Lösung zur Dokumentation und Ausführung von Geschäftsprozessen in einer professionellen Workflow Suite.
Mit der neuesten Version von Imixs-Office-Workflow stellen wir jetzt eine moderne und flexible Schnittstelle für Magento Shop Systeme bereit. Damit lassen sich Geschäftsprozesse aus Magento direkt in die open source Workflow Plattform übernehmen. Typische Einsatzmöglichkeiten für diese Lösung sind Unternehmensabläufe, die nach dem eigentlichen Bestellvorgang auftreten. Hierzu zählen zum Beispiel: individuelle Produktionsprozesse, Beschaffungsprozesse, Vertriebsprozesse (After Sales) oder auch Wiedervorlage- und Eskalationsfunktionen.
Adaptive Case Management (ACM) ist ein neuer Ansatz im Bereich der Prozessunterstützung, der seit einiger Zeit eine zunehmende Aufmerksamkeit erlangt hat. Adaptives Case Management beschreibt dabei die Möglichkeit, betriebswirtschaftliche Abläufe in einem Unternehmen so abzubilden, dass Mitarbeiter bei der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls unterstützt werden, zugleich aber auch die Freiheit erlangen eigene Entscheidungen bei der Erreichung betriebswirtschaftlicher Ziele zu verfolgen.
ACM unterstützt den Entscheidungsfindungsprozess und stellt individuelle Entscheidungen des Mitarbeiters in das Zentrum des Prozessmanagements. Damit unterscheidet sich ACM von klassischen Business Prozess Management Lösungen (BPM), bei denen durch einen normativen, fest vorgegebenen Ablauf der Weg eines Geschäftsprozesses vorgeschrieben ist und der Mitarbeiter diesen nur im Rahmen der festgelegten Regeln ausführen kann. Das Ziel normativer Prozesse ist primär möglichst viele Arbeitsschritte zu automatisieren und so eine manuelle Bearbeitung durch den Mitarbeiter weitgehend zu vermeiden.
Imixs-Office-Workflow bietet die Möglichkeit innerhalb eines Workflows unterschiedliche Eingabeformulare darzustellen. Dadurch können in jedem Status die jeweils relevanten fachlichen Informationen dargestellt und bearbeitet werden. die Formulare können dazu aus vorhandenen Formularbausteinen zusammengesetzt werden oder individuell für einen Workflow erstellt werden.
Für die Beschreibung und Dokumentation von Geschäftsprozessen hat sich in den letzten Jahren die sogenannte „Business Process Modelling Notation“ – kurz BPMN – durchgesetzt. Mit Hilfe dieser Notation lassen sich schnell und vor allem für alle verständlich Geschäftsabläufe und Zuständigkeiten in einem Unternehmen beschreiben und graphisch abbilden. Gleichzeitig liefert diese Notation auch Elemente, die es später erleichtern, ein solches fachliches Ablaufmodell in ein technischen Prozessmodell zu überführen und so in einer Workflow Management Software auszuführen.
Im folgenden wollen wir einen schnellen und einfachen Einblick in die Modellierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von BPMN geben, ohne zu sehr auf sämtliche Feinheiten einzugehen, welche meist erst bei einer technischen Modellierung relevant sind. „Wie modelliert man Geschäftsprozesse mit BPMN“ weiterlesen
Imixs-Office-Workflow bietet eine einfache Möglichkeit Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse mit Hilfe eines Modellierungswerkzeugs zu bearbeiten. Dadurch können Sie den Ablauf und damit das Verhalten Ihrer Geschäftsprozesse gezielt beeinflussen. Die einzelnen Workflows Ihrer Geschäftsprozesse werden in einem sogenannten Workflowmodell beschrieben.
Der Imixs Modeler
Der Imixs Modeler basiert auf der Eclipse Plattform. Er bietet Ihnen die Möglichkeit Geschäftsprozesse schnell und flexibel zu erstellen. Ein neues Workflowmodell kann sofort in die Workflow Suite Imixs-Office-Workflow übertragen werden ohne dass hierfür Änderungen der Software notwendig sind. Dadurch beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse.
Für die Installation des Imixs Workflow Modellers benötigen Sie eine Eclipse IDE (ab Version 3.x). Informationen über die Installation des Modellers finden Sie hier.
Heute verfügen Unternehmen über vielfältige Möglichkeiten Telefonanschlüsse für Mitarbeiter und Abteilungen intelligent zu verwalten. So können über moderne internet-gestützte Telefonanlagen Anrufe an einzelne Mitarbeiter oder Gruppen verteilt werden. Wurde ein Anruf verpasst, kann eine Telefonanlage automatisch eine E-Mail Nachricht an einen zuvor festgelegten Empfänger versenden. Damit scheinen auf den ersten Blick die Zeiten, in denen Anrufe von potentiellen Kunden verpasst wurden, endgültig der Vergangenheit anzugehören.
Wer ruft zurück?
Doch die Probleme mit Benachrichtigungen über verpasste Anrufe fangen hier oft erst an. An wen soll eine Telefonanlage eine E-Mail über einen verpassten Anruf versenden? An den Chef oder an einen E-Mail Verteiler? Wie wird definiert, wer sich um den Rückruf kümmert? Wenn automatische Nachrichten an einen Verteiler gesendet werden, fühlt sich häufig erst einmal niemand verantwortlich. Schließlich könnte ja der Kollege den Kunden schon zurückgerufen haben. Ob das tatsächlich passiert ist, verrät weder die E-Mail noch die Telefonanlage.
Abhilfe schaffen hier intelligente Workflow Lösungen. Diese sorgen dafür, dass Vorgänge nach einem zuvor festgelegten Weg – dem sogenannten Workflow – abgearbeitet werden. Dadurch wird vermieden, dass Aufgaben liegen bleiben, zu spät beantwortet werden oder sogar mehrfach bearbeitet werden.
Mit Imixs-Office-Workflow 2.0.5 und der neuen Cloud Lösung „Managed-Workflow-Server“ steht Ihnen jetzt eine professionelle Plattform für Ihre Geschäftsprozesse zur Verfügung.
Bisher war die Einführung einer Workflow Management Software meist mit großen Anstrengungen und einer langwierigen Konzeptionsphase verbunden. Durch die neue Cloud Lösung von „Imixs-Office-Workflow“ können Sie jetzt Ihre Arbeitsabläufe in wenigen Stunden online stellen. Dazu legen Sie selbst fest, welche Bereiche, Projekte oder Teams in einen Prozess eingebunden werden sollen. Durch vorkonfigurierte Workflows können Sie Arbeitsabläufe schnell testen und an Ihre eignen Geschäftsregeln anpassen. „Geschäftsprozessmanagement in der Cloud“ weiterlesen
Die so genannte Datenmodellierung nimmt in Softwareprojekten meist den größten Raum ein. Es geht dabei darum, Geschäftsobjekte – also die Dinge aus der realen Welt – in die Informatik zu übertragen. Geschäftsobjekte – auch Businessobjekte genannt – werden dann durch die Datenmodellierung auf eine Datenbank abgebildet. Das Ziel ist es die einzelnen Informationen eines Softwaresystems permanent zu speichern und weiter zu verarbeiten. Geschäftsobjekte können dabei alles mögliche sein. Als Beispiel soll hier ein Softwaresystem zur Unterstützung des Projektmanagements in einem Unternehmen dienen. Es gibt hier typische Geschäftsobjekte wie: „Projektleiter“, „Stellvertreter“, „Projekt“, „Arbeitspaket“ usw.. Aber auch komplexere Geschäftsobjekte werden mit Hilfe der Datenmodellierung abgebildet – z.B.: „Risiko“, „Budget“ oder „Termin“. „Workflow Management – Datenmodelle“ weiterlesen
Kunden erwarten heute, dass sie auf ihre Fragen schnelle Antworten erhalten. Dies gilt nicht nur bei die Suche nach einem bestimmten Produkt oder einer Preisanfrage, sondern auch bei Dienstleistungen und individuellen Kundenproblemen. Vor allem klein- und mittelständische Unternehmen müssen heute in der Lage sein, schnell und flexibel auf die Fragen Ihrer Kunden zu reagieren. Dieser Trend wird von einer aktuellen Studie von Pierre Audoin Consutants (PAC) bestätigt.
Vielfach ist es erforderlich Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen darzustellen. Eine Integration von Imixs-Office-Workflow in eine Portallösung kann hier vielfältige Möglichkeiten bieten.
Bei einer Portalintegration geht es darum die für einen bestimmten Geschäftsprozess relevanten Informationen gezielt und individuell einem Anwender zur Verfügung zu stellen. Durch die hohe personalisierung von Daten innerhalb einer Workflow Management Lösung können so beispielsweise Daten und Texte aus einer Datenbank gelesen werden, um beispielsweise einen Nachrichtentext zu generieren oder numerische Daten zu einer Statistik zusammenzufassen. Solche Daten werden häufig in Form von Webseiten dargestellt und dem Anwender im Zuge eines Prozesses zur Verfügung gestellt. Diese Art von Systemen werden auch als Content Management oder Dokumenten Management Systeme bezeichnet. Die Speicherung, Klassifizierung sowie das Auffinden und Archivieren von Informationen zählt dabei zu den zentralen Aufgaben. Die Steuerung von Zugriffsrechten sowie die prozessgesteuerte Freigabe von neuen Informationen betreffen dann die Domäne des Workflow Managements. Hierbei wird der so genannte Lebenszyklus von Dokumenten durch eine Prozess- und Ablaufsteuerung in Form von Dokumenten-Workflows unterstützt. D.h. die verschiedenen Schritte zum Erstellen, Bearbeiten, Prüfen und Genehmigen eines Dokuments werden abgebildet.
Diese Art von Systemen werden meist in Prozessen eingesetzt, in denen viel schwach strukturierte Informationen benötigt werden. Die Prozesse, in denen Informationen benötigt werden, dienen als Ausgangspunkt um den jeweiligen Informationsbedarf des Mitarbeiters zu ermitteln und so ein geeignetes System bereitzustellen.
Häufig entstehen nützliche Informationen auch als Nebenprodukte von Geschäftsprozessen. So kann bei einem primären Geschäftsprozess zur Behebung eines technischen Defektes die Erstellung einer Lösungsbeschreibung ein Nebenprodukt dieses Prozesses darstellen. Solch eine Lösungsbeschreibung kann dann in erneut auftretenden Situationen verwendet werden, um den Defekt schneller zu lösen. Hier wird also eine Verbindung zwischen Geschäftsprozessmanagement und Dokumentenmanagement deutlich. Eine Verknüpfung solcher Systeme ist damit eine wichtige Anforderung an ein ganzheitliches Prozessmanagement.
Neben klassischen CMS und DMS Funktionen werden Portale zunehmend in diesem Zusammenhang für Unternehmen wichtig. Dabei werden über Rollen die Inhalte für die einzelnen Anwendern (Mitarbeitern, Kunden) optimiert. D.h. der Anwender erhält genau die Funktionen und Informationen in einem Portal,die für seine Aufgaben erforderlich sind. Eine Aufgabenliste ist dabei ein typischer Vertreter einer Portalfunktion. Aus der Aufgabenliste kann der Anwender direkt auf verschiedene Aufgaben innerhalb des Portals springen. Eine Workflow Management System kann ihn hierbei bei der Erfüllung dieser Aufgabe unterstützen. Auch können mit Hilfe von Workflow Management Systemen Geschäftsabläufe leichter in ein Portal integriert werden.
Liferay Portal
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Liferay Portal als Enterprise-Web-Plattform nutzen oder die Einführung dieser Software planen, können Sie die Lösungen von Imixs Office Workflow nahtlos integrieren. Dadurch erweitern Sie die einzelnen Funktionsbausteine von Liferay Portal und erhalten eine professionelle Lösung für Geschäftsprozess Management.
Imixs Office Wokflow bietet ein Intergrationsmodul mit dem sämtliche Geschäftsprozesse in die Portal Infrastruktur von Liferay integriert werden können. Die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten wird dadurch einfacher und Geschäftsprozesse können nach eigenen Regeln definiert werden.
Über ein Kundenportal können gemeinsame Aktivitäten oder Besprechungen protokolliert, und Projektabläufe verwaltet werden.
In einem Mitarbeiterportal können die Arbeitsprozesse im Unternehmen abgebildet und die Kommunikation sowie der Workflow einzelner Geschäftsprozesse optimiert werden.
Die Vorteile
Nutzen Sie ihre vorhandene Liferay Infrastrukur
Bringen Sie Geschäftsanwendungen in Ihr Portal
Erweitern Sie die Arbeitsabläufe durch intelligentes Workflow Management
Die Imixs GmbH bietet spezielle Schulungen und Service Subscriptions an, um Ihnen die Integration und den Aufbau einer eigenen Workflow Lösung so einfach wie möglich zu machen.
Mit der kostenlosen Internetplattform ‚Imixs Office Protokolle‚ können Sie Protokolle online erstellen und ganz einfach selbst verwalten. Aber wie schreibt man eigentlich ein Protokoll? Und was sollte man bei der Verwaltung von Protokollen beachten?
Das folgende Tutorial soll Ihnen einen Überblick darüber geben, was Sie beim Schreiben eines Protokolls beachten sollten und wie Sie mit ‚Imixs Office Protokolle‘ Ihre Protokolle erstellen und verwalten können.
Geschäftsdaten sind in der Regel vertrauliche Informationen und erfordern im Zeitalter der modernen Kommunikationstechnologie eine besondere Aufmerksamkeit. Informationen eines Unternehmens müssen nicht nur vertraulich behandelt werden, sondern sie müssen auch vor unerlaubtem Zugriff geschützt sein. „Sicheres Dokumentenmanagement durch Workflow Systeme“ weiterlesen
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Mit Imixs-Office-Workflow 2.0.5 und der neuen Cloud Lösung „Managed-Workflow-Server“ steht Ihnen jetzt eine professionelle Plattform für Ihre Geschäftsprozesse zur Verfügung.