Autor: rsoika

Seit dem Jahr 2011 werden vom Gesetzgeber über das Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungsbelege einer klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Damit können entsprechende Belege ohne digitale Signatur auf einfache Weise zwischen Unternehmen auch per E-Mail ausgetauscht werden. Es ergeben sich dadurch eine Vielzahl von Vereinfachungen und Optimierungsmöglichkeiten bei der Belegerfassung, die zu einer Zeit- und Kostenersparnis führen. Jedoch setzen immer noch viele Unternehmen bei der Rechnungseingangsbearbeitung auf papierbasierte Abläufe mit einer manuellen Kontrolle und Erfassung ihrer Belege. Der Grund hierfür sind oft sehr unterschiedliche Geschäftsabläufe bei der Bearbeitung von Belegen im Unternehmen. „Belegerfassung per E-Mail“ weiterlesen

BPMN ist eine moderne Technik für die Modellierung von Geschäftsprozessen. Sie dient als Brücke um das Geschäftsprozessmanagement mit der IT zu verbinden. Mit Hilfe von BPMN 2.0 können Geschäftsprozesse auf Basis einer prozesszentrierten Architektur entworfen und realisiert werden.

Die ‚Business Process Model and Notation‚ – kurz BPMN – ist zwischenzeitlich die erste Wahl, wenn es darum geht Geschäftsprozesse und technische Abläufe zu modellieren. Diese graphische Notation für Geschäftsprozesse birgt viele Chancen um Unternehmensabläufe nachhaltig zu optimieren. Das Management wird mit Hilfe von BPMN in die Lage versetzt, Unternehmensprozesse nicht nur in einem standardisierten Format zu dokumentieren, sondern diese Modelle auch in einer Workflow Engine zur Anwendung zu bringen. Während bei monolithischen IT Systemen die Geschäftsprozesse mehr oder weniger hart codiert in der Software vorliegen und durch das Management kaum beeinflussbar sind, können mit Hilfe von BPMN Geschäftsprozesse innerhalb einer Workflow Management Suite nicht nur ausgeführt, sondern permanent optimiert und verbessert werden. Kostspielige Änderungen an der vorhandenen Software entfallen. Die Nutzung eines graphischen Modells führt also nicht nur zu einer erheblichen Verbesserung des Prozessdenkens und der Transparenz bei der Planung und Ausführung von Prozessen, sondern trägt auch dazu bei, die Implementierungsdauer von Geschäftsprozessen zu verkürzen.

Adaptive Case Management (ACM) ist ein neuer Ansatz im Bereich der Prozessunterstützung, der seit einiger Zeit eine zunehmende Aufmerksamkeit erlangt hat. Adaptives Case Management beschreibt dabei die Möglichkeit, betriebswirtschaftliche Abläufe in einem Unternehmen so abzubilden, dass Mitarbeiter bei der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls unterstützt werden, zugleich aber auch die Freiheit erlangen eigene Entscheidungen bei der Erreichung betriebswirtschaftlicher Ziele zu verfolgen.

ACM unterstützt den Entscheidungsfindungsprozess und stellt individuelle Entscheidungen des Mitarbeiters in das Zentrum des Prozessmanagements. Damit unterscheidet sich ACM von klassischen Business Prozess Management Lösungen (BPM), bei denen durch einen normativen, fest vorgegebenen Ablauf der Weg eines Geschäftsprozesses vorgeschrieben ist und der Mitarbeiter diesen nur im Rahmen der festgelegten Regeln ausführen kann. Das Ziel normativer Prozesse ist primär möglichst viele Arbeitsschritte zu automatisieren und so eine manuelle Bearbeitung durch den Mitarbeiter weitgehend zu vermeiden.

Imixs-Office-Workflow bietet die Möglichkeit innerhalb eines Workflows unterschiedliche Eingabeformulare darzustellen. Dadurch können in jedem Status die jeweils relevanten fachlichen Informationen dargestellt und bearbeitet werden. die Formulare können dazu aus vorhandenen Formularbausteinen zusammengesetzt werden oder individuell für einen Workflow erstellt werden.

Für die Beschreibung und Dokumentation von Geschäftsprozessen  hat sich in den letzten Jahren die sogenannte „Business Process Modelling Notation“ – kurz BPMN – durchgesetzt. Mit Hilfe dieser Notation lassen sich schnell und vor allem für alle verständlich Geschäftsabläufe und Zuständigkeiten in einem Unternehmen beschreiben und graphisch abbilden. Gleichzeitig liefert diese Notation auch Elemente, die es später erleichtern, ein solches fachliches Ablaufmodell in ein technischen Prozessmodell zu überführen und so in einer Workflow Management Software auszuführen.

Im folgenden wollen wir einen schnellen und einfachen Einblick in die Modellierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von BPMN geben, ohne zu sehr auf sämtliche Feinheiten einzugehen, welche meist erst bei einer technischen Modellierung relevant sind. „Wie modelliert man Geschäftsprozesse mit BPMN“ weiterlesen

Heute verfügen Unternehmen über vielfältige Möglichkeiten Telefonanschlüsse für Mitarbeiter und Abteilungen intelligent zu verwalten. So können über moderne internet-gestützte Telefonanlagen Anrufe an einzelne Mitarbeiter oder Gruppen verteilt werden. Wurde ein Anruf verpasst, kann eine Telefonanlage automatisch eine E-Mail Nachricht an einen zuvor festgelegten Empfänger versenden. Damit scheinen auf den ersten Blick die Zeiten, in denen Anrufe von potentiellen Kunden verpasst wurden, endgültig der Vergangenheit anzugehören.

Wer ruft zurück?

Doch die Probleme mit Benachrichtigungen über verpasste Anrufe fangen hier oft erst an. An wen soll eine Telefonanlage eine E-Mail über einen verpassten Anruf versenden? An den Chef oder an einen E-Mail Verteiler? Wie wird definiert, wer sich um den Rückruf kümmert? Wenn automatische Nachrichten an einen Verteiler gesendet werden, fühlt sich häufig erst einmal niemand verantwortlich. Schließlich könnte ja der Kollege den Kunden schon zurückgerufen haben.  Ob das tatsächlich passiert ist, verrät weder die E-Mail noch die Telefonanlage.

Abhilfe schaffen hier intelligente Workflow Lösungen. Diese sorgen dafür, dass Vorgänge nach einem zuvor festgelegten Weg – dem sogenannten Workflow – abgearbeitet werden. Dadurch wird vermieden, dass Aufgaben liegen bleiben, zu spät beantwortet werden oder sogar mehrfach bearbeitet werden.

„Verpasste Anrufe intelligent managen“ weiterlesen

Die so genannte Datenmodellierung nimmt in Softwareprojekten meist den größten Raum ein. Es geht dabei darum, Geschäftsobjekte – also die Dinge aus der realen Welt – in die Informatik zu übertragen. Geschäftsobjekte – auch Businessobjekte genannt – werden dann durch die Datenmodellierung auf eine Datenbank abgebildet. Das Ziel ist es die einzelnen Informationen eines Softwaresystems permanent zu speichern und weiter zu verarbeiten. Geschäftsobjekte können dabei alles mögliche sein. Als Beispiel soll hier ein Softwaresystem zur Unterstützung des Projektmanagements in einem Unternehmen dienen. Es gibt hier typische Geschäftsobjekte wie: „Projektleiter“, „Stellvertreter“, „Projekt“, „Arbeitspaket“ usw.. Aber auch komplexere Geschäftsobjekte werden mit Hilfe der Datenmodellierung abgebildet – z.B.: „Risiko“, „Budget“ oder „Termin“. „Workflow Management – Datenmodelle“ weiterlesen

Vielfach ist es erforderlich Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen darzustellen. Eine Integration von Imixs-Office-Workflow in eine Portallösung kann hier vielfältige Möglichkeiten bieten.

Bei einer Portalintegration geht es darum die für einen bestimmten Geschäftsprozess relevanten Informationen gezielt und individuell einem Anwender zur Verfügung zu stellen. Durch die hohe personalisierung von Daten innerhalb einer Workflow Management Lösung können so beispielsweise Daten und Texte aus einer Datenbank gelesen werden, um beispielsweise einen Nachrichtentext zu generieren oder numerische Daten zu einer Statistik zusammenzufassen. Solche Daten werden häufig in Form von Webseiten dargestellt und dem Anwender im Zuge eines Prozesses zur Verfügung gestellt. Diese Art von Systemen werden auch als Content Management oder Dokumenten Management Systeme bezeichnet. Die Speicherung, Klassifizierung sowie das Auffinden und Archivieren von Informationen zählt dabei zu den zentralen Aufgaben. Die Steuerung von Zugriffsrechten sowie die prozessgesteuerte Freigabe von neuen Informationen betreffen dann die Domäne des Workflow Managements. Hierbei wird der so genannte Lebenszyklus von Dokumenten durch eine Prozess- und Ablaufsteuerung in Form von Dokumenten-Workflows unterstützt. D.h. die verschiedenen Schritte zum Erstellen, Bearbeiten, Prüfen und Genehmigen eines Dokuments werden abgebildet.

Diese Art von Systemen werden meist in Prozessen eingesetzt, in denen viel schwach strukturierte Informationen benötigt werden. Die Prozesse, in denen Informationen benötigt werden, dienen als Ausgangspunkt um den jeweiligen Informationsbedarf des Mitarbeiters zu ermitteln und so ein geeignetes System bereitzustellen.

Häufig entstehen nützliche Informationen auch als Nebenprodukte von Geschäftsprozessen. So kann bei einem primären Geschäftsprozess zur Behebung eines technischen Defektes die Erstellung einer Lösungsbeschreibung ein Nebenprodukt dieses Prozesses darstellen. Solch eine Lösungsbeschreibung kann dann in erneut auftretenden Situationen verwendet werden, um den Defekt schneller zu lösen. Hier wird also eine Verbindung zwischen Geschäftsprozessmanagement und Dokumentenmanagement deutlich. Eine Verknüpfung solcher Systeme ist damit eine wichtige Anforderung an ein ganzheitliches Prozessmanagement.

Neben klassischen CMS und DMS Funktionen werden Portale zunehmend in diesem Zusammenhang für Unternehmen wichtig. Dabei werden über Rollen die Inhalte für die einzelnen Anwendern (Mitarbeitern, Kunden) optimiert. D.h. der Anwender erhält genau die Funktionen und Informationen in einem Portal,die für seine Aufgaben erforderlich sind. Eine Aufgabenliste ist dabei ein typischer Vertreter einer Portalfunktion. Aus der Aufgabenliste kann der Anwender direkt auf verschiedene Aufgaben innerhalb des Portals springen. Eine Workflow Management System kann ihn hierbei bei der Erfüllung dieser Aufgabe unterstützen. Auch können mit Hilfe von Workflow Management Systemen Geschäftsabläufe leichter in ein Portal integriert werden.

Liferay Portal

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Liferay Portal als Enterprise-Web-Plattform nutzen oder die Einführung dieser Software planen, können Sie die Lösungen von Imixs Office Workflow nahtlos integrieren.  Dadurch erweitern Sie die einzelnen Funktionsbausteine von Liferay Portal und erhalten eine professionelle Lösung für Geschäftsprozess Management.

Imixs Office Wokflow bietet ein Intergrationsmodul mit dem sämtliche Geschäftsprozesse in die Portal Infrastruktur von Liferay integriert werden können.  Die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten wird dadurch einfacher und Geschäftsprozesse können nach eigenen Regeln definiert werden.

• Über ein Kundenportal können gemeinsame Aktivitäten oder Besprechungen protokolliert, und Projektabläufe verwaltet werden.
• In einem Mitarbeiterportal können die Arbeitsprozesse im Unternehmen abgebildet und die  Kommunikation  sowie der Workflow einzelner Geschäftsprozesse optimiert werden.

Die Vorteile

• Nutzen Sie ihre vorhandene Liferay Infrastrukur
• Bringen Sie Geschäftsanwendungen in Ihr Portal
• Erweitern Sie die Arbeitsabläufe durch intelligentes Workflow Management

Die Imixs GmbH bietet spezielle Schulungen und Service Subscriptions an, um Ihnen die Integration und den Aufbau einer eigenen Workflow Lösung so einfach wie möglich zu machen.

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