Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, sogenannte E-Rechnungen zu empfangen. Informationen über die gesetzlichen Anforderungen für Unternehmen rund um die elektronische Rechnung finden Sie hier.
Imixs-Office-Workflow bietet Ihnen jetzt schon eine flexible Lösung den gesetzlichen Pflichten zur E-Rechnung nachzukommen. Unsere Lösung bietet Ihnen neue Möglichkeiten Ihre internen Prozesse zur Rechnungsprüfung und Freigabe von Rechnungen anhand Ihrer individuellen Arbeitsabläufe auszurichten. So werden Rechnungen in einem entsprechenden Unternehmensprozess vollautomatisch im Unternehmen verteilt. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle Schritte zur Prüfung, Freigabe und Bezahlung fristgerecht eingehalten werden.
Ihre Vorteile
Mit Imixs-Office-Workflow erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung und digitalisieren gleichzeitig Ihre Unternehmensprozesse rund um die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Natürlich unterstützt Imixs-Office-Workflow auch die Verarbeitung Ihrer bisherigen Eingangsrechnungen, auch wenn diese nicht im E-Rechnungs-Format übermittelt werden. Über das Imixs-KI Modul werden Inhalte vollautomatisch erkannt und extrahiert. Dadurch kann der gesamte Posteingangs-Prozess vollständig automatisiert werden.
Wir beraten Sie jetzt gerne bei der Umsetzung der kommenden E-Rechnungspflicht ab 2025.
Texterkennungssysteme auf Basis generativer KI eröffnen Unternehmen neue Chancen bei der effizienten Verarbeitung von Dokumenten. Mit modernen KI Systemen lassen sich unstrukturierte Textdaten automatisch analysieren und Geschäftsprozesse schneller digitalisieren.
Vorteile von generativer KI
Generative KI revolutioniert gerade die Textanalyse von Geschäftsdokumenten und bietet mittelständischen Unternehmen völlig neue Möglichkeiten bei der Digitalisierung. So können beispielsweise jetzt große Mengen unstrukturierter Daten aus Verträgen, Berichten und Korrespondenzen effizient verarbeitet und wichtige Informationen extrahiert werden. Bei der Analyse von Geschäftsdokumenten lassen sich automatisch Muster erkennen, Schlüsselthemen können schneller identifiziert werden und sogar Stimmungen oder Intentionen lassen sich erfassen. Dies ermöglicht eine schnellere und präzisere Entscheidungsfindung, indem relevante Informationen automatisch hervorgehoben werden. Darüber hinaus kann die KI Zusammenfassungen erstellen, Dokumente kategorisieren und bei der Erstellung neuer Texte unterstützen. Dies steigert die Produktivität und reduziert menschliche Fehler. Für Unternehmen bedeutet dies eine verbesserte Compliance, effizienteres Dokument- und Vertragsmanagement und die Möglichkeit, aus historischen Daten wertvolle Geschäftserkenntnisse zu gewinnen.
Mit Imixs-AI stellt das Open Source Projekt Imixs-Office-Workflow nun erstmals eine KI Lösung vor, bei der künstliche Intelligenz direkt in die Geschäftsprozesse eines Unternehmens integriert werden kann.
Die Lösung kann für unterschiedliche Arbeitsprozesse und Workflows in einem Unternehmen eingesetzt werden und ist somit nicht auf einen bestimmten Anwendungsfall begrenzt. Imixs-AI basiert auf großen Sprachmodellen, sogenannten LLMs (Large Language Models) und wird in natürlicher Sprache angewendet. Dadurch können auch Fachbereiche ohne Programmierkenntnisse Künstliche Intelligenz in ihre Geschäftsprozesse schnell integrieren.
Entdecken Sie die neueste Version von Open-BPMN – unsere revolutionäre BPMN-Modellierungsplattform wird mit der Veröffentlichung von Version 1.2 noch leistungsfähiger! Basierend auf Eclipse GLSP V2.0, eröffnet Ihnen diese innovative Version eine Welt voller Möglichkeiten, um Ihre BPMN-Modelle genau nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten.
Dank des BPMN 2.0 Extension Mechanismus, vollständig unterstützt von Open-BPMN, sind Ihren Anpassungsoptionen keine Grenzen gesetzt. Ob Web-Anwendung oder nahtlose Integration in IDEs wie Microsofts Visual Studio Code – Open-BPMN ist flexibel und leicht zugänglich. Nutzen Sie einfach den Microsoft Marketplace und starten Sie in wenigen Schritten durch!
Version 1.2 von Open-BPMN bietet eine Reihe aufregender neuer Funktionen:
Unterstützung für Eclipse GLSP 2.0
Neue Routing- und Platzierungsoptionen für noch präziseres Modellieren
Verbesserte Hilfsfunktionen für perfektes Ausrichten von Elementen
Nahtlose Docker-Integration für optimierte Arbeitsabläufe
Mit Open-BPMN 1.2 gestalten Sie Modelle schneller als je zuvor und verwalten sie mühelos. Der Export Ihrer Modelle wurde ebenfalls vereinfacht, was Ihre Arbeit noch effizienter macht.
Entdecken Sie, warum Open-BPMN die bevorzugte Modellierungslösung für Imixs-Office-Workflow ist. Mit seiner nahtlosen Integration ermöglicht es Ihnen, Geschäftsmodelle und Workflows reibungslos zu erstellen und zu verwalten. Bringen Sie Ihre Prozesse mit Open-BPMN 1.2 auf das nächste Level!
Mit unserer Service Subscription unterstützen wir Sie bei der Entwicklung und Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.
Mit der gesetzlichen Einführung der E-Rechnung nach EN 16931 müssen Unternehmen künftig ihre B2B Rechnungsprozesse digitalisieren. Unternehmen müssen dann E-Rechnungen im XML Format empfangen und verarbeiten können. Imixs-Office-Workflow bietet hierfür das passende Werkzeug zur Umstellung der eigenen Unternehmensprozesse.
Auch in Deutschland bedeutet die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen (Business-to-Business, B2B) künftig einen Veränderung bei der Digitalisierung des Rechnungsprozesses. So wird ab 2025 schrittweise der Empfang von E-Rechnungen für Unternehmen verpflichtend. Für Unternehmen stellt dies generell einen Vorteil dar, da sich so Prüf- und Verarbeitungsprozesse leichter automatisieren lassen. Auch durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz werden künftig vor allem von Behörden verstärkt E-Rechnungen gefordert werden.
Imixs-Office-Workflow bietet mit dem Imixs-KI Modul eine moderne KI Lösung für die automatische Belegerkennung und Rechnungserfassung. Eingangsrechnungen können über die integrierte Texterkennung und dem KI Modul schneller erfasst und im Unternehmen verteilt werden.
Die Imixs KI basiert auf einem selbst-lernenden Algorithmus der sich permanent optimiert. Dieser Vorgang findet im Hintergrund statt. Anwender können sich voll und ganz auf die Rechnungserfassung und Prüfung konzentrieren und müssen selbst keine sogenannten Trainingsdaten erfassen um die KI ‚anzulernen‘.
Der Schwerpunkt in Imixs-Office-Workflow liegt somit auf dem Prüf- und Freigabe Workflow im Unternehmen. Dieser Workflow kann individuell an die Anforderungen des eigenen Unternehmens angepasst werden. Die Prüfung und Freigabe der Rechnungsdaten wird durch die KI aktiv unterstützt. Die Arbeitsabläufe im Rechnungswesen werden dadurch optimiert und beschleunigt und sind für alle Beteiligten transparent. Am Ende des Workflows werden die Rechnungsdaten selbst revisionssicher archiviert.
In diesen Tagen wurde die neueste Version 5.0 von Imixs-Office-Workflow veröffentlicht. Die neue Version der Workflow Management Suite enthält eine Vielzahl an neuen Funktionen und Verbesserungen. Gleichzeitig basiert die Open Source Plattform nun auf dem neuesten Jakarta EE Standard und bietet damit modernste Integrationsmöglichkeiten in die Unternehmens IT.
Imixs-Office-Workflow bietet jetzt unter anderem ein verbessertes Userinterface und neue Funktionen zum Dokumenten Management. Mit Imixs-Office-Workflow können alle Arten von Geschäftsdokumenten importiert und sicher archiviert werden, als auch erstellt werden. Hierzu bietet Imixs-Office-Workflow eine moderne Oberfläche zur Bearbeitung von Office Dokumente.
Neue Funktionen:
Die neue Version von Imixs-Office-Workflow bietet eine neue Architektur und einen verbesserten Formular Editor mit dem nun noch leichter Eingabeformulare für Workflows erzeugt werden können:
Userinterface
Neue Komponenten (Benutzersuche/IBAN/BIC/Textlisten/Referenzen)
Unterstützung von Subforms
Optimierte Druckansicht
Verbesserte Workflowhistorie
Bearbeitung von Office Dokumenten
Verbesserte Suche
Verbessertes Versionsmanagement
Signatur Input-Pad für digitale Unterschriften
Architektur, Schnittstellen und Sicherheit
Jakarta EE 10 Support
Single Sign On (SSO)
Zwei-Faktor-Authentisierung
KeyCloak integration
Jakarta EE Security API
Verbesserter Support für Kubernetes, K3S and Minikube
Prozesse mit dem Full-Service von Imixs kinderleicht digitalisieren
Vereinbaren Sie eine kostenlose und unverbindliche Live-Präsentation. Machen Sie sich selbst ein Bild von den individuellen Anpassungsmöglichkeiten und dem intuitiven Arbeiten in unserer Prozess-Plattform.
Die Zwei-Faktor-Authentisierung gewinnt bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen für Unternehmen immer mehr an Bedeutung für eine bessere Erfüllung der Compliance-Anforderungen
Die Zwei-Faktor-Authentisierung – kurz 2FA – ist eine Sicherheitsmethode, die dazu dient, den Zugriff auf IT Systeme abzusichern. Dabei werden zwei unterschiedliche Arten von Identifikationsnachweisen genutzt, mit der sich eine Person authentifizieren kann. Die Kombination von zwei verschiedenen Identifikationsmethoden erhöht die Sicherheit erheblich und ist mittlerweile zu einer gängigen Praxis geworden, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Sichere Geschäftsprozesse
Vor allem bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet die Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) entscheidende Vorteile. Sie minimiert das Risiko von Datenlecks, Betrug und unbefugtem Zugriff und schützt auch vor Phishing-Angriffen. Damit trägt die Einführung einer Zwei-Faktor-Authentisierung gerade im Bereich der Digitalisierung von Geschäftsprozessen dazu bei, die Sicherheit von Compliance-Anforderungen besser und schneller erfüllen zu können.
Durch den unternehmensweiten Einsatz einer Zwei-Faktor-Authentisierung können Sicherheitsverletzungen deutlich reduziert werden, was besonders bei der zunehmenden Remote-Arbeit im Home-Office zu einem wichtigen Faktor geworden ist. Kontoübernahmen oder Identitätsdiebstahl können so weitgehend ausgeschlossen werden, wodurch die 2FA auch das Sicherheitsbewusstsein innerhalb des Unternehmens fördert.
Imixs-Office-Workflow mit 2FA
Imixs-Office-Workflow unterstützt in seiner neuesten Version die Zwei-Faktor-Authentisierung und bietet hierzu unter anderem eine Integration in die Sicherheitslösung Keycloak an. Keycloak ist ein Open-Source-Identitäts- und Zugriffsmanagement-System, welches die Benutzeridentitäten samt den zugehörigen Zugriffsrechten (Authentifizierung sowie Autorisierung) für Anwendungen über ein modernes Authentifizierungsgateway bereitstellt.
Die Integration von Keycloak und 2FA in Imixs-Office-Workflow stellt damit eine neue robuste Sicherheitslösung für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen dar. Durch die Verwendung von Keycloak, können nun Geschäftsprozesse noch effizienter gestaltet werden und auch die Einbindung von externen Partnern, Lieferanten und Kunden in Zuge komplexer Geschäftsprozesse ist nun in sicherer Weise möglich.
Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten Ihre Unternehmensprozesse abzusichern und eine modernen Sicherheitslösung aufzubauen.
Mit der neuesten Version von Imixs-Office-Workflow steht Unternehmen nun eine leistungsfähige Low-Code Lösung für ein modernes Prozessmanagement zur Verfügung.
Bei der Low-Code-Entwicklung handelt es sich um einen Software Ansatz, bei dem die Programmierung von Anwendungen und Prozessen durch visuelle grafische Schnittstellen erleichtert wird. Im Gegensatz zu den Code manuell zu schreiben, werden bei der Low-Code-Entwicklung Abläufe in Modellen beschrieben. Mithilfe einer Low-Code-Plattform lassen sich so Anwendungen und Geschäftsprozesse schneller umsetzen. Vorgefertigte Module und Schnittstellen werden miteinander verknüpft und können jeder Zeit wiederverwendet werden. Dies ermöglicht es auch Personen ohne umfangreiche Programmierkenntnisse, die Entwicklung neuer Anwendungen durchzuführen.
BPMN 2.0
Imixs-Office-Workflow unterstützt die Low-Code-Enwicklung durch eine moderne Workflow Engine auf Basis der Business Prozess Modelling Notation – kurz BPMN. Mit Hilfe von BPMN können Geschäftsprozesse und Abläufe in einem Unternehmen grafisch abgebildet und umgesetzt werden. Dabei werden sowohl die Abläufe, als auch die Verantwortlichkeiten in einem BPMN Modell festgehalten.
Imixs-Office-Workflow erweitert diesen Ansatz nun durch eine moderne und leistungsfähige Modellierungstechnik. Es lassen sich nicht nur Formulare, Abläufe und Verantwortlichkeiten definieren, sondern auch das Dokument Input- und Output-Management schnell optimieren.
Die BPMN Technologie kann dabei in unterschiedlichen Plattformen wie z.B. Microsoft Visual Studio, Eclipse IDE oder auch im Web erfolgen.
Dokumenten Management mit BPMN 2.0
Die Dokumenten Management Funktionalität von Imixs-Office-Workflow erweitert die Low-Code-Plattform auch auf die Verwaltung von Dokumenten. Sämtliche Bearbeitungsschritte von der Erstellung bis zur Prüfung von Dokumenten lassen sich über das BPMN Modell in einen Geschäftsprozess integrieren. Damit stellt Imixs-Office-Workflow eine vollständige DMS Lösung bereit.
Dokumente lassen sich aus unterschiedlichen Quellen – z.B. E-Mail, lokaler Office Scanner, File Server – importieren und direkt in einen zuvor definierten Workflow überführen. So können viele Dokument-basierte Abläufe im Unternehmen automatisiert werden. Durch die Workflow Technologie von Imixs-Office-Workflow ist sicher gestellt, dass dabei keine Dokumente verloren gehen oder unbearbeitet liegen bleiben.
Aber auch das Dokumenten Output-Management kann mit Hilfe von Imixs Office-Workflow optimiert werden. Vorhandene Dokument Vorlagen, sogenannte Templates, werden mit Metadaten aus einem Geschäftsprozess verknüpft und können sogar automatisch erstellt werden. Benutzer können die Dokumente online bearbeiten und nach Prüfung weiterleiten. So lassen sich vielfältige Dokument-basierte Prozesse schnell vereinfachen. Beispiele sind hierfür: Ausgangsrechnungen, Prüfberichte oder auch die Auftrags- und Angebotserstellung.
Offene Schnittstellen
Durch den Open Source Ansatz der Imixs-Workflow Technologie stehen in Imixs-Office-Workflow nicht nur eine Vielzahl an offenen Schnittstellen und unterschiedlichen Adaptern bereit, sondern es können auch eigene Erweiterungen schnell implementiert werden.
Mithilfe der sogenannten Microkernel-Technologie lassen sich neue Funktionen schnell entwickeln und in bestehende Geschäftsprozesse integrieren. Dabei erfolgt auch die Steuerung und Konfiguration ausschließlich über das BPMN Modell – also mit einem Low-Code Ansatz. Damit ist eine hohe Wiederverwertbarkeit von Schnittellen und Erweiterungen garantiert, was auch dazu beiträgt die Entwicklungskosten zu senken.
Treten Sie mit uns in Kontakt
Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten der Low-Code-Entwicklung mit Imixs-Office-Workflow erfahren möchten, treten Sie mit uns in Kontakt. Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.
Die Digitalisierung ist für Unternehmen und Organisationen heute zu einem der entscheidenden Wettbewerbsvorteile geworden. Geschäftsprozesse und Daten müssen immer schneller zwischen Geschäftspartnern und Kunden abgestimmt und verteilt werden. Eine effiziente Nutzung von Technologien und Lösungen, die den Informationsfluss erleichtern und beschleunigen, ist daher entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Kundenanforderungen in der digitalen Welt zu erfüllen.
Open Source spielt eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, da es Unternehmen ermöglicht, auf kostengünstige und flexible Weise auf bewährte Technologien und Lösungen zuzugreifen. Durch die Nutzung von Open-Source Software können Unternehmen ihre Entwicklungszeiten verkürzen, Innovationen vorantreiben und Ressourcen effizienter nutzen. Darüber hinaus fördert Open Source die Zusammenarbeit und den Austausch von Wissen, da Entwickler und Kunden weltweit gemeinsam an der Weiterentwicklung und Verbesserung der Software arbeiten können. Dies ermöglicht es Unternehmen, von einem breiten Pool an Technologien und Talenten zu profitieren und maßgeschneiderte Lösungen für ihre spezifischen Anforderungen zu schaffen.
Die Sicherheit
Die Digitalisierung bringt jedoch auch eine erhöhte Bedrohung durch Cyberangriffe mit sich, wodurch IT-Sicherheit zu einer weiteren zentralen Herausforderung für Unternehmen wird. Open Source spielt in diesem Kontext eine entscheidende Rolle, da es Unternehmen ermöglicht, Sicherheitslösungen auf Basis offener Standards und transparenter Codebasis zu nutzen. Durch die Zusammenarbeit der weltweiten Entwicklergemeinschaft können Sicherheitslücken schneller identifiziert und behoben werden. Zudem ermöglicht Open Source eine unabhängige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen, was das Vertrauen in die Systeme stärkt und potenzielle Schwachstellen reduziert.
Die häufig noch weit verbreitete Annahme, dass Open Source unsicher ist, ist in diesem Zusammenhang ein Mythos. Tatsächlich ermöglicht die Offenlegung des Quellcodes in Open-Source Projekten eine breite Überprüfung und Audits durch eine große Entwicklergemeinschaft. Dadurch werden potenzielle Sicherheitslücken schnell erkannt und behoben. Im Gegensatz dazu hängt bei proprietärer Software die Sicherheit stark von einem begrenzten Entwicklerteam ab, das möglicherweise nicht alle Schwachstellen entdeckt. Die Transparenz und kollektive Zusammenarbeit in der Open-Source Community tragen daher zu einer insgesamt höheren Sicherheit bei.
Die Kosten
Obwohl Open Source keine Lizenzkosten mit sich bringt, besitzt es dennoch für Unternehmen einen beträchtlichen Wert. Durch die Nutzung von Open-Source-Software können Unternehmen erhebliche Einsparungen bei den Ausgaben für proprietäre IT Lösungen erzielen und so ihre Investitionen in die für sie relevanten Bereiche konzentrieren. Open Source ermöglicht eine hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, da der Quellcode frei verfügbar ist und an individuelle Bedürfnisse leicht angepasst werden kann. Dies reduziert Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern und ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen effizienter einzusetzen.
Open Source fördert Innovation und Zusammenarbeit, da Unternehmen weltweit von den Entwicklungen und Erweiterungen anderer profitieren können, anstatt alles von Grund auf neu entwickeln zu müssen.
Geschäftsprozessmanagement mit Open Source
Open Source spielt somit insgesamt eine entscheidende Rolle im Bereich der Digitalisierung, da es Unternehmen in die Lage versetzt, kostengünstige, anpassbare und sicherheitsbewusste Lösungen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse einzusetzen. Aus diesem Grund entwickeln wir seit Jahren ausschließlich Open Source Lösungen und helfen Unternehmen dabei diese effizient einzusetzen.
Der Einsatz der Open-Source Lösung Imixs-Office-Workflow bietet in diesem Zusammenhang Unternehmen mehrere Vorteile. Erstens ermöglicht Open Source eine kostengünstige Implementierung, da keine Lizenzkosten anfallen und Unternehmen Ressourcen für teure proprietäre Lösungen sparen können. Zweitens gewährleistet die Offenlegung des Quellcodes Transparenz und ermöglicht eine unabhängige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen, wodurch potenzielle Schwachstellen schnell erkannt und behoben werden können. Drittens ermöglicht die Flexibilität von Open Source eine Anpassung von Imixs-Office-Workflows an individuelle Geschäftsprozesse und Anforderungen. Unternehmen können so effizientere und maßgeschneiderte Lösungen schaffen. Darüber hinaus profitieren Unternehmen von der globalen Open-Source-Community, die kontinuierlich zur Weiterentwicklung und Verbesserung der Lösung beiträgt, was zu kontinuierlichen Innovationen und Fortschritten führt.
Durch den Wegfall von Lizenzkosten können Unternehmen ihr Investitionen gezielt in die für sie relevanten Bereiche lenken. Mit einer Service Subscription geben wir Unternehmen die Möglichkeit die Vorteile von Imixs-Office-Workflow optimal zu nutzen und durch eine optimale Beratung Geschäftsrpozesse schneller zu digitalisieren.
Zusammenfassend bietet Imixs-Office-Workflow als Open-Source-Lösung Kosteneinsparungen, Sicherheit, Flexibilität und Zugang zu einem breiten Talentpool für eine optimale Geschäftsprozessautomatisierung.
DMS Lösungen – Dokument Management Systeme – spielen bei der Digitalisierung in Unternehmen eine zunehmend zentrale Rolle. Die Kernfunktion dieser Systeme ist es, Dokumente digital in einer Datenbank oder einem Archivsystem zu verwalten. Dabei geht es bei modernen Lösungen nicht mehr nur allein darum Dokumente elektronisch abzulegen, sondern eine digitale Transformation im Unternehmen zu ermöglichen.
Dokumente im Unternehmen
Auch im Zeitalter von Social Media, E-Mail und Kurznachrichten stellen Dokumente immer noch die zentrale Grundlage für Geschäftsprozesse im Unternehmen dar. Nicht zuletzt durch gesetzliche Vorgaben kommen Dokumenten eine besondere Bedeutung in Bezug auf Aufbewahrungsfristen und Dokumentationsnachweisen nach.
Moderne DMS Lösungen helfen dabei, Dokumente zu erfassen, zu bearbeiten und wiederzufinden. Dabei spielen verschiedene technische Aspekte eine wichtige Rolle:
Scannen & Importieren von Dokumenten (Input-Management)
Erstellen von Dokumenten (Output-Management)
Volltextsuche und Semantische Suche
Workflows für Prüf- und Freigabeprozesse
Revisionssichere Ablage
Automatisierung von Arbeitsabläufen
Der Einsatz von KI
KI (künstliche Intelligenz) spielt heute eine zunehmend wichtige Rolle in Zusammenhang mit modernen DMS Lösungen. Durch den Einsatz von KI können Dokumente automatisch klassifiziert und zentrale Geschäftsdaten extrahiert werden. Dies ermöglicht neben einer Volltextsuche auch eine semantische Suche. Dies wiederum beschleunigt das Wiederfinden von wichtigen Informationen im Unternehmen und hilft so Zeit und Kosten zu sparen.
Daneben kann durch die Extraktion von Informationen beispielsweise die Verarbeitung von Rechnungen beschleunigt werden, da die Erfassung von Daten in Formularen vereinfacht oder vollständig automatisiert werden kann. Dokumente können so vordefinierten Prozessen zugeordnet werden und Geschäftsprozesse damit automatisch gestartet werden. Dies verbessert die Effizienz im Unternehmen, indem Zeit und Ressourcen eingespart werden. Insgesamt kann eine KI also wesentlich dazu beitragen, die Effizienz, Produktivität und Compliance von Unternehmen zu verbessern, indem sie hilft, Dokumente digital zu verarbeiten.
Cloud Lösungen & DMS
Cloud Lösungen sind zu einem zentralen Begriff in der heutigen IT geworden. Dabei geht es jedoch nicht einfach darum, dass eine Lösung irgendwo im Internet läuft. Cloud Lösungen beschreiben zunächst einen Technologieansatz, bei dem die Softwarelösung zum einen von überall erreichbar ist – also auch vom Home Office – zum anderen aber auch auf sich wandelnde Anforderungen dynamisch reagieren kann.
Cloud Lösungen stellen also eine moderne Architektur bereit, die sowohl den Betrieb einer DMS Lösung im eigenen Rechenzentrum als auch bei spezialisierten Hostern unterstützt. Die Kontrolle über das System selbst und deren Daten sollte dabei immer beim Unternehmen verbleiben.
Workflow Management & DMS
Da Dokumente im Unternehmen die Ausgangsbasis für viele Geschäftsprozesse darstellen, kommt dem Prozessmanagement eine zentrale Bedeutung zu. Sogenannte Workflow Management Systeme (WfMS) sind darauf optimiert, nicht nur Dokumente digital zu erfassen, sondern auch die damit verbundenen Arbeitsabläufe eines Unternehmens zu optimieren. So kann ein WfMS Dokumente nach individuellen Compliance Richtlinien im Unternehmen verteilen und beispielsweise einen Freigabeworkflow nach dem 4-Augen-Prinzip einleiten. Dabei werden alle Prüf- und Arbeitsschritte revisionssicher dokumentiert. So können Dokumente, wie beispielsweise Eingangsrechnungen, GoBD konform im Unternehmen verarbeitet werden. Aber auch komplexe langlaufende Prozesse wie beispielsweise beim Vertragsmanagement unterstützten hier DMS Lösungen ganz wesentlich.
Workflow Management Systeme, die auf dem BPMN 2.0 Standard basieren, bieten darüber hinaus den Vorteil, dass zum einen Unternehmensprozesse dokumentiert sind und zum anderen Änderungen im Unternehmensablauf leichter durchführbar sind. BPMN basierte System können so auf die sich stetig verändernden Anforderungen im Unternehmen schneller reagieren.
Imixs-Office-Workflow stellt mit seiner Workflow Technologie eine BPMN konforme Lösung für das Dokumentenmanagement bereit. Das Cloud basiertesService Konzept ermöglicht es, Dokumente über individuelle Prozessmodelle zu erfassen, zu bearbeiten und sicher im Unternehmen zu verteilen. Vom Dokumentenmanagement bis hin zu individuellen Freigabe- und Management-Prozessen lassen sich damit sämtliche Unternehmensprozesse schneller digitalisieren und flexibler gestalten.
Kostenlose Beratung
Als Open Source Unternehmen stellen wir nicht nur eine moderne DMS und Geschäftsprozess Management Lösung bereit, sondern wir beraten Sie auch gerne bei Fragen rund um die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und zeigen Ihnen anhand von Beispielen, was moderne DMS Lösungen heute leisten können.
Open-BPMN wurde nun bereits in Version 0.9.3 veröffentlicht. Aus diesem Anlass möchte ich kurz die neue BPMN Tool Plattform vorstellen und einige besondere Merkmale herausstreichen:
Open-BPMN ist ein graphisches Modellierungswerkzeug für die Erstellung, Visualisierung und Bearbeitung von BPMN 2.0 Modellen. Open-BPMN ist ein Open Source Projekt und verfolgt das Ziel eine offene und erweiterbare BPMN-Modellierungs-Plattform für eine breite Community rund um den BPMN-Standard bereitzustellen.
Open-BPMN bietet einige Eigenschaften, die den Einsatz von Open BPMN besonders interessant machen:
IDE Unabhängig
Open-BPMN basiert auf einer modernen Web-Technologie. Diese Architektur ermöglicht es, Open BPMN auf verschiedenen IDEs und Plattformen wie Visual Studio Code, Eclipse IDE, Eclipse Theia sowie als eigenständige Webanwendung auszuführen.
Open BPMN ist nicht nur ein grafisches Modellierungswerkzeug, sondern bietet Entwicklern und unabhängigen Projekten auch die Möglichkeit, das Verhalten und Aussehen der Modellierungsplattform für eigene Lösungen anzupassen. Open-BPMN unterstützt dazu den BPMN 2.0 Extension Mechanismus.
Open-Source-Workflow-Engines wie Imixs-Workflow integrieren Open BPMN bereits in ihre Tooling-Plattformen und erweitern die Kernfunktionen von BPMN 2.0 um plattformspezifische Funktionen.
Offenheit
Open-BPMN basiert auf einer freien Lizenz (Eclipse Public License – v 2.0). Dadurch sind Projekte bei der Verwendung von Open-BPMN in keiner Weise eingeschränkt. Auch fallen keinerlei Lizenzkosten an. Open-BPMN wird auf Github gehostet und teilt sich in mehrere Subprojekte auf.
Mit der neuesten Version bietet Imixs-Office-Workflow nun die Möglichkeit elektronische Unterschriften in Onlineformularen zu erzeugen und im Rahmen eines revisionssicheren digitalen Geschäftsprozesses zu verwalten.
Workflow Management Systeme (WMS) können dazu beitragen, die Revisionssicherheit eines Geschäftsprozesses zu gewährleisten, indem sie den Prozessablauf dokumentieren und somit eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Prozessschritten und -entscheidungen ermöglichen. Innerhalb eines digitalen Geschäftsprozesses wird dazu jede Aktivität im Prozess protokolliert, einschließlich wer diese ausgeführt hat, wann sie ausgeführt wurde und welche Entscheidungen getroffen wurden. Dadurch können alle Prozessschritte jederzeit nachvollzogen werden.
Innerhalb des Open Source Projekts Imixs-Workflow haben wir das neue Modellierungsprojekt Open-BPMN gestartet. Open-BPMN ist eine freie BPMN 2.0 Modellierungs-plattform, die von jeder BPMN 2.0 konformen Workflow-Engine erweitert und angepasst werden kann. Das primäre Ziel dieses Projekts ist es, ein grafisches BPMN-Tool bereitzustellen, das von unterschiedlichen Lösungen beliebig erweitert werden kann, um eine agile und innovative Community rund um den BPMN-Standard zu schaffen..
Aus diesem Grund haben wir Open BPMN auf Basis der Eclipse Graphical Language Server Platform (GLSP) aufgebaut. GLSP ist ein erweiterbarer Open-Source Framework für die Erstellung web basierter Diagrammeditoren. Die Plattform bietet ein sogananntes Laguage-Server-Protocoll (LSP) welches es ermöglicht, jede Art von Modellierungssprache zu integrieren. GLSP teilt sich dazu in einen Serverteil und einen Clientteil auf. Der Serverteil ist für die Verarbeitung des zugrunde liegenden Modells verantwortlich, das in einem Dateisystem, einer Datenbank oder einem Microservice gespeichert ist, und stellt die Metadaten des grafischen Modells bereit. Der Clientteil kommuniziert mit dem Server und stellt die grafische Darstellung und die Modellierungswerkzeuge zum Erstellen und Ändern eines Modells bereit.
Einer der Hauptvorteile von GLSP ist seine Offenheit und Erweiterbarkeit. Auf diese Weise können wir nicht nur ein neues flexibles BPMN-Modellierungswerkzeug bereitstellen, sondern auch die BPMN-Erweiterungen von Imixs-Workflow innerhalb dieser Lösung integrieren. Die Anpassung der Imixs-Workflow Engine innerhalb des Open-BPMN Modellers ist ein erster Proof of Concept welcher die Flexibilität und Leistungsfähigkeit dieser Plattform aufzeigt.
Multi IDE Support und Erweiterbarkeit
GLSP kann in verschiedene IDEs wie zum Beispiel Microsoft VS Code, die webbasierte Theia IDE und natürlich die Eclipse Plattform integriert werden. Dies ermöglicht es uns, Open-BPMN auf verschiedene Arten in unterschiedlichen Projekten zu nutzen und öffnet das Modellierungswerkzeug für eine breitere Community.
Durch der Erweiterbarkeit von GLSP kann Open-BPMN aber nicht nur innerhalb des BPMN 2.0 Standards erweitert werden, sondern auch durch zusätzliche Ansichten, Editoren und UI-Elemente innerhalb der Modellierungsumgebung. So können z.B. benutzerdefinierte Formulareditoren, Analyse-Panels oder Reporting Tools für eigene Projekten erstellt und angepasst werden.
Die Community
Rund um Open-BPMN und GLSP gibt es eine starke und agile Community die uns bei der Entwicklung der Technologie und der Integration in das Imixs-Workflow Projekt unterstützt. Natürlich ist Open-BPMN freie Software und wir laden Sie ein, an diesem Projekt aktiv teilzunehmen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie das tun können. Treten Sie dem Open-BPMN-Projekt auf GitHub bei und helfen Sie uns, das Projekt zu verbessern, indem Sie Fehler melden oder eine neue Diskussion beginnen.
Falls Sie also planen, BPMN für Ihr eigenes Softwareprojekt anzupassen, dann treten Sie dem Open-BPMN Projekt bei. Selbstverständlich bieten wir auch professionelle Unterstützung für Unternehmen in Ihrem Projekt an.
Mit der neuesten Version 4.5.3 verfügt Imixs-Office-Workflow nun über ein verbessertes KI Modul. Das System kann Dokumente einlesen und deren Inhalt automatisch erkennen und zuordnen. So lassen sich beispielsweise Eingangsrechnungen und Lieferscheine automatisch verarbeiten, wodurch sich die Durchlaufzeiten im Unternehmen erheblich verkürzen.
Das Imixs KI Modul basiert auf einem Maschine-Learning Ansatz in Kombination mit einer Mustererkennung . Dadurch werden bereits bei kleinen Datenbeständen gute Ergebnisse erzielt. Darüber hinaus verfügt Imixs-Office-Workflow über ein selbst lernendes KI System. D.h. das System verbessert seine Fähigkeit, Inhalte aus Dokumenten zu erkennen, permanent im Hintergrund, ohne dass hierfür Trainingsdaten aufwändig eingespielt werden müssen. So können auch neue Dokumentarten schnell in den Algorithmus aufgenommen werden.
Nach dem automatischen Dokumentimport – beispielsweise von einem E-Mail Postfach oder einem Office Scanner – kann der Benutzer die Daten prüfen und ggf. korrigieren.
Durch die Workflow Technologie von Imixs-Office-Workflow lassen sich alle Arten von Unternehmensabläufen und Geschäftsprozessen schnell und einfach abbilden. Selbst komplexe Freigabeverfahren oder Prüfverfahren nach dem 4-Augen-Prinzip werden durch die Workflow Engine unterstützt.
Imixs-Office-Workflow ist eine Open Source Lösung die über viele offene Schnittstellen zu verschiedenen IT Systemen verfügt. Damit ist eine Integration in die bestehende Unternehmens IT kein Problem.
Über unser Beratungskonzept helfen wir Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Treten Sie mit uns in Kontakt und erfahren Sie mehr!
Mit der neuesten Version von Imixs-Office-Worklfow wird nun auch das sogenannte Single-Sign-On Anmeldeverfahren – kurz SSO unterstützt. Dadurch kann Imixs-Office-Workflow Beispielsweise nahtlos in eine bestehende Microsoft Azure Struktur eingebunden werden. Die Anmeldung erfolgt über das zentrale Active Direcory (AD) und verhindert, dass sich Benutzer weiterhin unterschiedlichste Passwörter merken müssen. So wird die Sicherheit erhöht und das Anmeldeverfahren vereinfacht.
Imixs-Office-Workflow – SSO Integration
Die Integration erfolgt über das Keycloak Modul von Redhat. Dabei handelt es sich um ein Quelloffenes Anmeldemodul, dass eine SSO Integration auf verschiedenen Plattformen unterstützt. Imixs-Office-Workflow als Open Source Projekt lässt sich einfach in diese Technologie integrieren.
Das vereinfachte Anmeldeverfahren ist nicht auf Microsoft Azure beschränkt, sondern kann auf alle gängigen zentralen Authentifizierungssysteme angewendet werden. Treten Sie mit uns in Kontakt und erfahren Sie mehr darüber wie Sie Ihre Geschäftsprozesse schneller und einfacher digitalisieren können
Beim Thema „Digitale Verwaltung“ wird sich für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen in Zukunft einiges ändern. Das „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ – kurz OZG – verpflichtet Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Das neue OZG basiert auf dem Beschluss des Europäischen Parlaments und des Europäischen Rats aus dem Jahr 2018. Mit der Verordnung zum Single Digital Gateway (SDG) soll ein einheitliches digitales Zugangstor zur Verwaltung in der EU geschaffen werden.
Die Digitalisierung ist zu einem zentralen Faktor in der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen geworden. Unter Digitalisierung versteht man die digitale Verarbeitung von Dokumenten und Informationen mit Hilfe der IT. Die Digitale Transformation geht hier jedoch noch einen Schritt weiter. Dokumente werden nicht nur digital abgebildet, sondern die dahinter liegenden Arbeitsabläufe optimiert, beschleunigt und neue Prozesse geschaffen. Dies führt zu einer nachhaltigen Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit der gesamten Organisation.
Imixs-Office-Workflow bietet in seiner neuesten Version die entscheidenden Werkzeuge um diese digitale Transformation im Unternehmen zu organisieren. Dies soll an einem konkreten Beispiel – dem internen Einkauf – gezeigt werden.
Mit der neuesten Version 4.4.7 unserer Geschäftsprozess Management Plattform Imixs-Office-Workflow bieten wir jetzt eine noch bessere Integration in das maschinelle Lernen mittels künstlicher Intelligenz (KI). Über das Imixs Machine Learning Modul lassen sich sämtliche Arten von Geschäftsdokumenten noch schneller erfassen und im Unternehmen automatisiert verteilen. Das Modul ist nicht auf bestimmte Workflow Arten beschränkt und kann in vielfältigen Situationen zum Einsatz kommen.
Imixs-Office-Workflow bietet Ihnen jetzt auch die Möglichkeit alle Arten von Office Dokumenten online zu erstellen und zu bearbeiten. Dies erfolgt mit Hilfe der Open Source Software LibreOffice Online. Diese Lösung ist nicht nur lizenzkostenfrei und hilft Ihnen so Ihre IT Kosten zu senken, sondern sie entspricht auch den Datenschutzanforderungen der EU.
Sie können beispielsweise Textdokumente oder Tabellenkalkulationen direkt im Browser bearbeiten ohne zusätzliche Software am Arbeitsplatz ihres Mitarbeiters installieren zu müssen:
Textdokumente wie MS Word direkt im Browser bearbeiten
Auch Tabellenkalkulationen können direkt mit Imixs-Office-Workflow online erstellt und bearbeitet werden.
Tabellenkalkulation MS Excel
Dokumente automatisch erstellen
Durch die nahtlose Integration in Imixs-Office-Workflow können Office Dokumente auch automatisch anhand von Vorlagen erstellt werden. Dabei spielt es keine Rolle, um welche Art von Dokument es sich handelt.
Die Umsetzung erfolgt anhand eines zuvor definierten Geschäftsprozesses der sicher stellt, dass alle benötigten Daten bereits vorliegen. Die Geschäftsprozessmodellierung erfolgt mit Hilfe von BPMN 2.0.
Office Dokumente in PDF exportieren
Sämtliche Dokumente lassen sich darüber hinaus auch in PDF Dateien überführen. Imixs-Office-Workflow sorgt mit seiner Revisionskontrolle automatisch dafür, dass Dokumente nachträglich nicht veränderbar sind.
Dokumentenmanagement und Archivierung
Imixs-Office-Workflow verfügt über eine umfangreiche Dokumentenmanagement Funktion (DMS) die Ihnen hilft, Geschäftsdokumente sicher zu erstellen und zu verwalten. Sämtliche Dokumente können jeder Zeit und von überall schnell gefunden und aufgerufen werden.
Weitere Funktionen:
Automatischer Dokument Import
Volltextsuche
IMAP und FTP Schnittstelle
Automatische Texterkennung (OCR
Textanalyse mit integrierter KI
Konvertierung von E-Mails und Office Dokumenten in PDF
Revisionskontrolle
Archivierung
Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten von Imixs-Office-Workflow erfahren möchten, treten Sie mit uns in Kontakt. Gerne zeigen wir Ihnen in einer kurzen Videokonferenz die Vorteile diese Office Lösung.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen rückt heute zunehmend in den Mittelpunkt moderner Unternehmen. Heute werden viele Arbeitsprozesse – wenn nicht sogar die meisten – nicht mehr nur von einem zentralen Standort aus durchgeführt. Daher ist die Verteilung von Dokumenten und Informationen ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Die vermehrte Nutzung von Home-Office Arbeitsplätzen hat diesen Trend weiter verstärkt.
Worum geht es bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen und worauf ist hier besonders zu achten? Wo lohnt es sich Prozesse zu digitalisieren und mit welchem Aufwand ist dies verbunden?
Heute wurde die neue Version 4.4.4 von Imixs-Office-Workflow freigegeben. Das neue Release enthält neben einzelnen Bugfixes mehrere Verbesserungen in der Benutzung und Administration.
MS-Excel Export
So ist es jetzt möglich Reports direkt in Microsoft Excel zu öffnen. Auch kann der neue Microsoft Excel Adapter integriert werden, der eine direkte Unterstützung von Excel Reports erlaubt.
Organigramm Funktion
Mit der neuen Organigramm Funktion können nun die Rollen und Verantwortlichkeiten in einem visuellen Editor übersichtlich dargestellt werden. Dies erlaubt einen tieferen Einblick in die Prozess- und Aufbauorganisation und erlaubt eine visuelle Modellierung von Organisationseinheiten.
Elektronische Signaturen
Die neue Imixs-Signatur Funktion kann nun direkt in Imixs-Office-Workflow integriert werden. Damit können Dokumente wie beispielsweise Verträge oder Prüfprotokolle digital signiert werden. So können Digitalisierungs-Prozesse im Unternehmen weiter beschleunigt werden.
Imixs-Office-Workflow bietet in seiner neuesten Version nun die Möglichkeit Geschäftsdokumente mit digitalen Signaturen zu versehen. Dabei werden in einem zuvor definierten Freigabeworkflow PDF Dokumente automatisch mit einer Signatur des Prüfers versehen. Das zeitaufwändige Ausdrucken, Unterschreiben und erneute Einscannen eines Dokuments entfällt somit und der Freigabeworkflow kann in deutlich kürzerer Zeit durchgeführt werden.
Bei der Freigabe eines Geschäftsdokumentes durch den Benutzer wird eine dem Benutzer zugeordnete elektronische Unterschrift in das Dokument eingefügt. Das Dokument wird zusätzlich signiert, so dass dieses von Manipulationen innerhalb des Freigabeworkflows geschützt ist. Auch wenn das Dokument an externe Partner weiter gegeben wird, kann von diesem die Echtheit und Unverfälschtheit des Dokuments geprüft werden.
Der Imixs-Signature Service is eine Open Source Lösung die keine zusätzlichen Kosten verursacht. Die Signaturen können auf Basis verschiedener Qualitäts- und Sicherheitsstandards erzeugt werden.
In der neuesten Version der Open Source Lösung Imixs-Office-Workflow können nun Dokumente noch einfacher und intelligenter verarbeitet werden. Durch eine vollständig integrierte Texterkennung (Optical Character Recognition = OCR) können Dokumente mit herkömmlichen Office Scannern eingelesen und direkt an das Workflow Management System übertragen werden. Die Inhalte der so eingescannten Dokumente werden nicht nur erkannt, sondern sind auch sofort über eine Volltextsuche durchsuchbar.
Dokumentenverarbeitung mit KI
Mit dem neuen – ebenfalls als Open Source Projekt verfügbaren – Modul Imixs-ML können Dokumentinhalte voll automatisch über einen Machine-Learning (ML) Ansatz analysiert und Inhalte für die weitere Verarbeitung erkannt werden.
So lassen sich beispielsweise Eingangsrechnungen automatisch einlesen und Merkmale wie die IBAN, BIC oder das Rechnungsdatum und Firmendaten in den Vorgang übernehmen.
Zusammen mit der Schlosswald GmbH hat die Imixs Software Solutions GmbH eine innovative Internet Applikation realisiert: ein QR-gestütztes Informationssystem – mitten in der Natur.
Im Naturpark Vorderer Bayerischer Wald, verwaltet die Schlosswald GmbH einen Naturfriedhof, der den Veränderungen in der Beisetzungskultur unserer Gesellschaft Rechnung trägt.
Die Imixs GmbH hat dieses Konzept dabei technisch mit Hilfe der Imixs-Workflow Technologie unterstützt. Neben der Umsetzung von Qualitätsprozessen zur Bestandsverwaltung wurde auch die Verwaltung von QR-Codes mit einem technisch innovativen Ansatz realisiert: an allen Bäumen und Felsen des Areals wurden kleine Plaketten mit QR-Codes (QR = Quick Response, schnelle Antwort) angebracht. Scannt ein Besucher diese Plaketten mit einem Smartphone, erhält dieser Informationen zur entsprechenden Grabstätte. Gleichzeitig können über ein Kontaktmanagement Anfragen an die Schlosswald GmbH erstellt werden, welche dort über die Imixs-Workflow Plattform weiter verarbeitet werden.
Da das Projekt Naturfriedhof umfangreich ist, wird eine dynamische Verwaltung von QR-Codes für den Bestattungswald genutzt. Dadurch bleibt das System erweiterbar. Neben der innovativen Verbindung zwischen Natur und Technik bietet die Imixs-Workflow Plattform für die Schlosswald GmbH vielfältige Möglichkeiten Qualitätsprozesse kontinuierlich zu verbessern und so ein innovatives Konzept zukunftsfähig zu halten.
Die Imixs Software Solutions GmbH unterstützt das Projekt durch Beratung und Dienstleistungen rund um das Prozessmanagement. Als Basis Technologie wir die Workflow Suite ‚Imixs-Office-Workflow‘ eingesetzt. Nähere Informationen finden Sie unter:
Steuerliche Beratung im Zeitalter der Digitalisierung bedeutet weit mehr als nur Belege zu scannen und diese in einem Archiv abzulegen. Heute geht es vor allem darum, auf die ständig steigenden individuellen Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen schnell zu reagieren und dabei die Prozesse im Blick zu behalten.
In Zusammenarbeit mit der Imixs GmbH hat die KRIEGER Gruppe mit Sitz in Frankfurt ein umfassendes Digitalisierungskonzept names KRIEGER Integrated Management System 4.0 (KIMS 4.) erarbeitet, welches die Unternehmensprozesse seiner Mandanten nahtlos in eine ganzheitliches Beratungskonzept integriert.
Bei der Optimierung von Geschäftsprozessen im Zuge der Digitalisierung stellen sich für Unternehmen und Mitarbeiter viele Fragen. Dabei geht es nicht nur darum, wie Kosten gesenkt und die Qualität verbessert werden kann. Es müssen auch Fragen rund um mögliche Einsparungspotentiale sowie die vorhandene IT Infrastruktur beleuchtet werden.
Der folgende Fragebogen soll Ihnen bei Ihrer Digitalisierungsstrategie helfen die optimale Strategie für eine effiziente Umsetzung zu finden.
Mit der neuesten Version der Business Prozess Management LösungImixs-Office-Workflow stellt die Imixs Software Solutions GmbH eine Archivlösung vor, mit der auch große Datenbestände sicher über lange Zeiträume digitalisiert werden können. Die technologische Grundlage dazu stellt die Open Source Datenbankplattform Apache Cassandra. Apache Cassandra ist eine Big Data Plattform, die vor allem auf Skalierbarkeit und hohe Verfügbarkeit ausgelegt ist, ohne dabei die Leistung zu beeinträchtigen. Die nachgewiesene Fehlertoleranz macht es zur perfekten Plattform für geschäftskritische Daten. Apache Cassandra wird unter anderem von namhaften digitalen Großunternehmen wie eBay, GitHub, Instagram oder Netflix genutzt, aber auch Organisationen wie CERN nutzen diese performante und gleichzeitig fehlertolerante Technologie.
Durch die Integration dieser Speichertechnik in Imixs-Office-Workflow können Geschäftsprozesse und deren Daten in einem Langzeitarchiv abgelegt werden. Gleichzeitig ermöglicht diese Lösung Unternehmen die Echtzeit-Analysen ihrer Geschäftsdaten. So ergeben sich neue Möglichkeiten die Digitalisierung mit den eigenen Geschäftszielen zu kombinieren. Sowohl Imixs-Office-Workflow als auch die Big Data Plattform Cassandra sind Open Source Lösungen und frei von Lizenzkosten. Die Lösung kann sowohl auf Standardhardware im eigenen Unternehmen als auch auf Cloud-Infrastrukturen genutzt werden.
Digitalisierung mit Imixs-Office-Workflow
Imixs-Office-Workflow bietet ein völlig neues Konzept wie Geschäftsdaten digitalisiert werden. Anders als bei reinen Archivlösungen werden Dokumente nicht einfach nur abgelegt, sondern bereits bei der Digitalisierung automatisch mit den dahinter liegenden Geschäftsprozessen verknüpft. Dadurch wird mit der Digitalisierung unmittelbar ein Wertschöpfungsprozess im Unternehmen angestoßen, welcher nicht nur bessere Informationen schafft, sondern gleichzeitig Arbeitsabläufe nachhaltig verbessert. Es entstehen Wettbewerbsvorteile durch geringere Kosten, Kürzere Reaktionszeiten und eine höhere Prozessqualität.
Durch einen modellgetriebenen Ansatz können in Imixs-Office-Workflow verschiedenste Arten von Unternehmensabläufen sehr schnell umgesetzt werden. Auch komplexe Geschäftsprozesse lassen sich durch individuellen Geschäftsregeln nach den eigenen Compliance Richtlinien abbilden. Möglich wird dies durch den BPMN 2.0 Standard der die graphische Modellierung von Geschäftsprozessen erlaubt.
Typische Unternehmensprozesse, welche mit Imixs-Office-Workflow abgebildet werden, umfassen das Beschaffungsmanagement, das Rechnungscontrolling, Qualitätsprozesse, sowie Unternehmensabläufe im Bereich Personal oder Produktion. Die Imixs GmbH bietet eine direkte Unterstützung für eine erfolgreiche Digitalisierung von Geschäftsprozessen in kleinen und mittelgroßen Unternehmen an. Darüber hinaus entwickelt die Imixs GmbH aber auch Lösungen für Großkunden wie beispielsweise BMW.
Mit einer Service Subscription bietet die Imixs Software Solutions GmbH einen unkomplizierten und schnellen Einstieg in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Mit Open Source unterstützt die Imixs Software Solutions GmbH Unternehmen beim Aufbau einer nachhaltigen IT Strategie, die Kosten senkt und neue Möglichkeiten eröffnet.
In einer modernen IT werden heute von jedem Unternehmen unterschiedlichste Technologien und Softwarelösungen eingesetzt. Diese sind einem permanenten Wandel ausgesetzt – bedingt durch neue Verfahren und sich ändernde Rahmenbedingungen. Nur durch einen offenen Umgang mit neuen Entwicklungen, sowie dem transparenten Austausch von Erfahrungen und Know-How ist der Aufbau einer nachhaltigen Software Architektur garantiert. Der Einsatz von Open Source Software und offenen Standards ist daher eine logische Konsequenz.
Mit der neuesten Version von Imixs-Office-Workflow ist es nun erstmals möglich, Formulare vollständig Modell-basiert zu erstellen. Hierzu sind keine Programmierkenntnisse in HTML oder Java Script mehr erforderlich.
Mit der neuen Formular Komponente können Formulare zur Laufzeit erstellt und jeder Zeit verändert werden. Die Definition des Formulars erfolgt innerhalb des Imixs-BPMN Modellers. Zur Aktivierung wird eine sogenannte Custom-Form verwendet. Diese kann innerhalb eines Geschäftsprozesses einer oder mehrerer Tasks zugewiesen werden.
Die Formularbeschreibung einer Custom-Form unterstützt dabei sämtliche gängigen Eingabe Formate. Dazu zählen z.b.:
Texteingabe
Nummerneingabe
Beträge und Währungen
Mehrzeilige Textfelder
HTML und RichText
Der Aufbau des Formulars kann dabei optisch in verschiedene Layout Abschnitte aufgeteilt werden:
Auch die Definition von Überschriften und Pflichtfeldern wird unterstützt. Die Angabe erfolgt über ein einfaches XML Format, welches sich am Standard für einen Formularaufbau orientiert:
Mit der neuen Funktion unterstützt Imixs-Office-Workflow nun die vollständig Modell-basierte Erstellung von Geschäftsprozessen. Damit lassen sich Unternehmensabläufe noch schneller umsetzen.
Die LUPI Solartechnik GmbH nutzt jetzt Imixs-Office-Workflow für das interne Auftragsmanagement. Zusammen mit der Imixs Software Solutions GmbH wurde eine Plattform entwickelt, welche den Online Shop mit einer modernen Workflow Plattform verbindet. Damit werden die Aufträge jetzt schneller bearbeitet und sogar dynamische Produktempfehlungen individuell berechnet. Hierzu nutzt die Lupi Solartechnik GmbH die neueste Version von Imixs-BPMN um auch komplexe Geschäftsregeln in einem unternehmenseigenen Workflow abzubilden.
Die LUPI Solartechnik GmbH ist ein modernes mittelständisches Industrieunternehmen, welches sich auf die Entwicklung und Herstellung hochwertiger Wärmetauschsysteme spezialisiert hat. Die Produkte finden vielfältige Anwendungsgebiete, sowohl für den privaten Gebrauch, als auch in der Industrie. LUPI Wärmetauscher werden in Heizsystemen für Ein- und Mehrfamilienhäusern, sowie für die Beheizung von Schwimmbädern eingesetzt.
Durch den Einsatz der modernen Workflow Management Lösung Imixs-Office-Workflow werden unterschiedlichste Anwendungsfälle in der Auftragsabwicklung und Produktion jetzt besser und schneller abgewickelt.
Mit der neuesten Version von Imixs-Office-Workflow lassen sich nun ganz einfach Geschäftsprozesse DSGVO konform abbilden.
Die neue Version der Open Source Plattform Imixs-Office-Workflow verfügt jetzt über ein Standard Plugin, um das „Recht auf Vergessenwerden“ rechts-konform abzubilden. Bei der Digitalisierung von Unternehmensprozesse können nun personenbezogene Daten gemäß Art. 17 der DSGVO wahlweise gelöscht oder anonymisiert werden, ohne dass hierzu die Prozessinformationen selbst verloren gehen. Dies erhöht zum einen die Rechtskonformität bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, zum anderen erlaubt diese moderne Lösung gleichzeitig Unternehmensprozesse nachhaltig zu optimieren.
Im Gegensatz zu vielen Standardlösungen, bei denen Datensätze einfach vollständig gelöscht werden, anonymisiert Imixs-Office-Workflow gezielt einzelne Datenfelder innerhalb eines Geschäftsprozesses. Die Inhalte der Datenfelder können dabei wahlweise anonymisiert oder aber vollständig entfernt werden. Daten die nicht personenbezogen sind bleiben erhalten:
Mit dieser Lösung werden auch langlaufende Geschäftsprozesse DSGVO-konform abgebildet. Die Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 der DSGVO ist rechts-konform protokolliert und auf Basis von BPMN 2.0 dokumentiert. Geschäftsprozesse können somit auch weiter im System verwaltet werden und Unternehmensprozesse langfristig optimiert werden.
Mit Office-DMS stellen wir eine neue DMS Lösung für KMUs vor. DMS-Office ist anders als die sonst üblichen DMS und Archiv Lösungen. Office-DMS verbindet Dokumente und Workflow und stellt damit Geschäftsprozesse in den Vordergrund. Die Lösung basiert auf der Open Source Workflow Plattform Office-Workflow und bietet kleinen und mittelgroßen Unternehmen eine kostengünstige Alternative zu Lizenzkosten pflichtigen DMS Lösungen.
Mit Eintreten der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) im Mai diesen Jahres werden viele Unternehmen vor die Frage gestellt, wie diese umgesetzt werden muss und was konkret zu tun ist. Imixs-Office-Workflow bietet hier nun eine neue Lösung.
Mit der Datenschutz-Grundverordnung – kurz – DSGVO hat die Europäische Union die Rechtsgrundlage für einen einheitlichen digitalen Binnenmarkt geschaffen. Dadurch kommen zahlreiche neue Pflichten auf die Unternehmen zu. Gleichzeitig erhalten EU-Bürger mehr Schutzrechte für ihre Daten.
Egal ob Konzern oder Kleinunternehmer, die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die in der EU tätig sind. Nachweispflicht, Privacy by Design, Recht auf Vergessenwerden, Meldepflicht bei Verstößen – die Liste ist lang, und es gilt sich rasch auf die Einhaltung der neuen Regeln vorzubereiten. Neben Pflichten und Risiken birgt die Datenschutz-Grundverordnung aber auch viele Chancen: Der einheitliche Rechtsraum verbessert die Aussichten, neue Geschäftsmodelle europaweit zu etablieren. „DSGVO – Mit Imixs-Office-Workflow kein Problem“ weiterlesen
Nicht erst durch die Neuordnung der GoBD sowie der am März 2018 in Kraft tretenden DSGVO sind die Themen Datenschutz und Datensicherheit wieder in das Bewusstsein vieler Unternehmen gerückt. Dabei geht es bei diesen Themen nicht allein um die sichere Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten im Zuge der Digitalisierung. Es geht hier vor allem auch um den korrekten Umgang mit Kunden- und Geschäftsdaten.
Der zentrale Punkt in diesem Zusammenhang ist die Revisionssicherheit bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und den damit verbundenen Daten und Dokumenten. Aber was bedeutet Revisionssicherheit in diesem Zusammenhang konkret? Der folgende Abschnitt enthält einige wichtige Informationen dazu. „Sind Ihre Unternehmensprozesse revisionssicher?“ weiterlesen
Das neue Release von Imixs-Office-Workflow ist jetzt verfügbar. Die Version 3.1 bietet gegenüber der Vorgängerversion verschiedene Layout und Design Verbesserungen, welche die tägliche Arbeit in der Geschäftsprozessmanagement Plattform erleichtern.
Neue Workflows
Darüber hinaus bietet die neue Version von Imixs-Office-Workflow neue und überarbeitete Standardworkflows für das unternehmensweite Aufgabenmanagement. Dazu zählen unter anderem:
Protokoll Workflow – zur Verwaltung von Besprechungs- und Sitzungsprotokollen
Aufgabenliste – für das Management von Team und Projektaufgaben
ToDo – schneller Workflow zur Verteilung von Aufgaben an Kollegen oder im Team
Neue Features
Neue Funktionen, welche die Open Source Lösung ab Version 3.1 bietet, sind:
Textbausteine – zur dynamischen Verwaltung von Textblöcken innerhalb der Workflows. Diese können beispielsweise als E-Mail Vorlagen oder für Arbeitsanweisungen genutzt werden.
Schnelles Einfügen von Bildern und Fotos –
Der integrierte Editor bietet jetzt auch die Möglichkeit Bilder und Graphiken direkt über die Zwischenablage in eine Aufgaben oder einen Protokollpunkt einzufügen. Damit wird die Erfassung von Aufgaben mit Bildinhalten deutlich verbessert.
Seit Version 3.0 bietet die Open Source Geschäftsprozess Management Plattform Imixs-Office-Workflow eine erweiterte DMS Workflow Funktion (Dokumenten Management System). Mit Hilfe dieser Funktion verwalten und finden Sie Ihre Dokumente schnell und effizient.
DMS Workflow
Geschäftsprozesse stehen meist in enger Verbindung zu Dokumenten, die sowohl von außerhalb des Unternehmens eintreffen (z.B. Eingangsrechnungen) als auch innerhalb des Unternehmens entstehen (z.b. Ausgangsrechnungen). Je nach Art des Dokuments durchlaufen diese meist unterschiedliche Geschäftsprozesse. So müssen beispielsweise Angebote die vom Vertrieb erstellt wurden ggf. von der Produktion oder dem Controlling geprüft und freigegeben werden, bevor diese das Unternehmen verlassen. Hier ist eine lückenlose Dokumentation des Arbeitsablaufs unerlässlich. Für ISO zertifizierte Unternehmen sind diese Dokumenten-Workflows meist als Verfahrensanweisungen im QS-Handbuch hinterlegt. Mit Hilfe von Imixs-Office-Workflow werden nun diese Verfahrensanweisungen digitalisiert und so für alle Mitarbeiter im Unternehmen ausführbar gemacht werden. Der Vorteil: die Workflow Management Software kümmert sich um die Prozessdokumentation und die korrekte Verteilung der Arbeitsvorgänge – gekoppelt an die Arbeitsanweisungen – im Unternehmen.
Arbeitsschritte lückenlos dokumentieren
In jedem einzelnen Arbeitsschritt werden durch die Workflow Software die Dokumente geprüft und ggf. in einem sicheren Archiv abgelegt. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden dabei automatisch protokolliert. Auch der Zugriffsschutz auf Dokumente unterliegt dabei automatisch den zuvor festgelegten Regeln. Damit stellen Sie sicher, dass nur die am Prozess beteiligten Akteure und verantwortlichen Personen diese Dokumente später verändern oder einsehen können.
Die DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow erleichtert aber nicht nur die Ablage, sondern auch das Wiederfinden der Dokumente. Über die Volltextsuche kann nach beliebigen Schlagworten aus dem Geschäftsprozess gesucht werden. Dabei orientiert sich die Suche an moderner Suchmaschinen-Technologie, wie wir es von Google gewohnt sind. Um eine Rechnung wiederzufinden muss man nicht mehr die Rechnungsnummer oder das Schlagwort kennen, welches der Kollege bei der Ablage des Dokuments verwendet hat. Es genügt eine Eingabe des aktuellen Kontextes in dem wir uns befinden, um das gesuchte Dokument zu finden:
„Eingangsrechnung Imixs in Freigabe Müller“
Mit dieser Suchanfrage werden automatisch alle Eingangsrechnungen der Firma Imixs angezeigt, die sich noch in der der Freigabe befinden und durch den Mitarbeiter Müller bearbeitet wurden.
DMS Workflow
Mithilfe der DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow verwalten Sie Ihre Dokumente intelligenter und nutzen gleichzeitig die Vorteile einer professionellen integrierten Geschäftsprozess Management Lösung.
Erfahren Sie mehr über diese Möglichkeiten Imixs-Office-Workflow im eigenen Unternehmen zu nutzen. Über eine Service Subscription steht Ihnen nicht nur eine Workflow Management Lösung zur Verfügung, sondern auch ein professioneller Support, der es Ihnen erleichtert Ihre Geschäftsprozesse und Dokument schnell und zuverlässig im Unternehmen zu verwalten. Imixs-Office-Workflow ist eine lizenzkostenfreie Open Source Lösung.
In der aktuellen Ausgabe des IT Directors berichtet das Fachmagazin über eine neue Studie, welche den Reifegrad von Workflow-Management innerhalb der Microsoft Plattform SharePoint untersucht hat . Die Group Business Software (GBS) kommt darin zu dem Ergebnis, dass über 70% der befragten Unternehmen eine zusätzliche Softwarelösung für die Abdeckung der Workflow Funktionalität einsetzen. Nur ein Drittel der Unternehmen findet die Workflow Möglichkeiten für ausreichend. 49% aller befragten Unternehmen verwenden eine eigene, von SharePoint unabhängige Lösung, um Geschäftsprozesse im Unternehmen abzubilden. „Es muss nicht immer SharePoint sein“ weiterlesen
In einem Anwendungsbericht des Fachmagazins Elektronik Produktion + Prüftechnik berichtet die Dr. Dietrich Mueller GmbH über die Vorteile einer zentralen Workflow Management Plattform. Der Anwendungsbericht zeigt die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile der Web Plattform Imixs-Office-Workflow und wie mit Hilfe der Open Source Technologie Angebots- und Produktionsprozesse optimiert und nachhaltig verbessert werden.
Die neue Version 3.0.2 von Imixs-Office-Workflow ist nun offiziell freigegeben. Das neue Release verwendet das neueste Release der Imixs-Workflow Engine (Version 4.1.1) und enthält zahlreiche Verbesserungen und Optimierungen.
Die neue Version der Open Source Workflow-Suite ist über Github verfügbar.
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