Mit Imixs-Office-Workflow befähigen Sie Ihren Wareneingang zu einer qualitativen Wareneingangskontrolle
Der Wareneingang ist die Schnittstelle Ihrer Versorgung. Er umfasst die Bestellüberwachung, die Warenannahme, die Wareneingangskontrolle, ggf. die Eingangsbuchung, die Einlagerung oder Information und Bereitstellung für den Bedarfsträger. Ein unstrukturierter Wareneingang führt häufig zu Verzögerungen im Beschaffungsprozess. Verspäteter Eingang, falsche Menge, falsche Qualität, beschädigte Ware, einlagern oder akuter Bedarf beim Bedarfsträger?
Oft bekommt der Wareneingang keine oder spärliche Informationen, wann die Ware eingehen soll und wie der Wareneingang zu prüfen ist. Die Folge ist eine oberflächliche Eingangsprüfung, Verzögerung im Warenabruf. Und auch wenn die Ware, wie bestellt, angekommen ist, fehlt häufig eine Zuordnung zum eigentlichen Bedarfsträger. Wer benötigt die eingetroffene Ware? Produktion, Service, Baustelle, für welchen Kunden, zu welchem Projekt?
Durch die Verknüpfung mit der Bestellung erhält der zuständige Wareneingang wichtige Informationen für seine Wareneingangskontrolle und die weitere Warenverwendung.
Vorteile eines umfassenden und qualitativen Wareneingangsprozesses
Der Wareneingang ist ein wesentlicher Bestandteil der Warenversorgung und Qualitätssicherung eines Unternehmens. Demzufolge beinhaltet der Wareneingang sowohl logistische wie auch kaufmännische Vorgänge.
Termine überwachen
Ein fristgerechter Wareneingang hat i.d.R. einen erheblichen Einfluss auf Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Und damit auf Ihre Leistung gegenüber Ihren Kunden und dessen Zufriedenheit. Mit Imixs Office Workflow verpasst Ihr Wareneingang keinen wichtigen Termin mehr.
Durchlaufzeiten reduzieren
Unklare Informationen über die Verwendung der gelieferten Waren führen zu Verzögerungen. Liefern Sie mit Imixs-Office-Workflow schon mit der Bedarfserfassung alle wichtigen Informationen, wie Bedarfszweck und -ort mit. Vermeiden Sie so Verzögerungen im Ablauf.
Ansprüche sichern
Lieferabweichungen von der Bestellung können sowohl operative wie auch wirtschaftliche Auswirkungen haben. Deshalb ist es wichtig, diese fundiert zu erfassen und die richtigen Folgemaßnahmen einzuleiten. Ob Reklamation, Gewährleistungsansprüche, Rechnungskürzung – automatisieren Sie den Prozessablauf mit Imixs-Office-Workflow und versäumen Sie keine wichtigen Maßnahmen mehr.
Qualität sichern
Die Qualität und Vollständigkeit der eingegangenen Ware maßgeblichen Einfluss auf Ihre Leistung. Stimmen bestellte und gelieferte Waren-Qualität überein? Ist die Ware vollzählig und unbeschädigt? Mit Imixs Office Workflow verfügen Prozessbeteiligte immer über alle nötigen und aktuellen Informationen für ihre Arbeitsschritte.
Platzbedarf optimieren
Frühzeitige Information helfen dem Wareneingang schon im Vorfeld des Wareneingangs zu planen. Das hilft den Platzbedarf für die Lagerung zu optimieren. Optimieren Sie Ihren Lagerplatz durch optimale Prozessabläufe mit Imixs-Office-Workflow.
Kosten senken
Ein optimaler Prozessablauf senkt Aufwand und Kosten im Wareneingang. Im Rahmen der Anforderungsanlyse bringen wir beratend Best-Practise-Erfahrung ein und optimieren Ihre Prozesse. Profitieren Sie von über 20 Jahren Prozess-Kompetenz von Imixs.
Nachfolgend beschreiben wir einen üblichen Ablauf eines Wareneingangsprozesses, der einfach auf Ihre individuellen Bedürfnisse und Abläufe angepasst werden kann.
1. Bestellüberwachung
Ein fristgerechter Wareneingang der Bestellung kann erheblichen Einfluss auf die Produktion, Dienstleistung oder andere Geschäftsabläufe eines Unternehmens haben. Und damit auf die Kundenzufriedenheit.
Mit Imixs-Office-Workflow haben Sie Ihre Bestellungen im Blick. Mit automatisierten Informationsroutinen verpassen Sie keinen Termin mehr. Definieren Sie mit Imixs-Office-Workflow individuelle Überwachungs- und Eskalationsroutinen.
2. Warenannahme
Die Warenannahme umfasst erste Prüfungen. Ist die angelieferte Ware bestellt? Der Liefertermin eingehalten? Die Lieferung äußerlich unbeschädigt?
Die Dokumentation der Warenannahme hat maßgeblichen Einfluss auf Gewährleistungsrechte. Mit Imixs-Office-Workflow stellen Sie eine qualifizierte und langfristige nachvollziehbare Warenannahme sicher.
3. Wareneingangskontrolle
Während Beschädigungen oder Mengenabweichungen an eingehender Ware meist noch offensichtlich sind, ist die Prüfung technischer Spezifikationen zur Qualitätssicherung schon deutlich anspruchsvoller. Die Prüfungsintensität unterscheidet sich je nach Branche und Produkt.
Eine qualifizierte Wareneingangskontrolle setzt voraus, dass der Wareneingang alle erforderlichen Kriterien der Bestellung zur Verfügung hat, um einen Soll-Ist-Abgleich vornehmen zu können. Das Ergebnis wird i.d.R. auf dem Lieferschein dokumentiert. Im Rahmen der Digitalisierung werden analoge Lieferscheine zunehmend durch digitale Lieferscheine ersetzt. Das erfordert eine Anpassung des Prozesses.
Durch den automatisch erfassten Prozessverlauf und die erfassten Dokumente (wie z.B. Angebote, technische Beschreibungen, Bestellung, Auftragsbestätigung) verfügt der Wareneingang mit Imixs-Office-Workflow über alle benötigten Informationen für eine qualifizierte Wareneingangskontrolle. Unabhängig vom Lieferschein des Lieferanten oder Frachtbrief wird der Wareneingang dokumentiert. Alle Beteiligten im Prozess erhalten diese wichtigen Informationen und können langfristig darauf zugreifen.
4. Reklamation, Einlagerung oder Bereitstellung zur kurzfristigen Verwendung
Der weitere Prozessverlauf ist abhängig vom Ergebnis der Wareneingangskontrolle. Beschädigte, unvollständige oder falsche Ware erfordern eine Reklamation durch den Einkauf oder den Bedarfsträger.
Erfolgte die Wareneingangskontrolle ohne Beanstandung kann die Ware eingelagert werden oder dem Bedarfsträger bereitgestellt werden. Und auch die Buchhaltung benötigt eine Information über das Ergebnis der Wareneingangskontrolle.
Steuern Sie mit Imixs-Office-Workflow Reklamationen, Informationen an Einkauf und Bedarfsträger sowie Buchhaltung strukturiert und zielgerichtet. Vermeiden Sie Produktionsstörungen und Kundenreklamationen.
Mit der Einlagerung oder Bereitstellung zur Nutzung ist der Teilprozess Wareneingang abgeschlossen und geht in den nächsten Teilprozess Rechnungseingang über.
Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse
Starre Standard-Software zwingt Sie, sich vorgegebenen Prozessabläufen anzupassen. Imixs Software Solution entwickelt und programmiert Prozesse nach Ihren individuellen Bedürfnissen, Regeln und Vorgaben.
Durch die individuelle Prozessgestaltung identifizieren sich Ihre Mitarbeiter leichter mit dem digitalen Workflow. Mit einer guten User-Usability und -Experience gelingt eine bis zu 4 x erfolgreichere Umstellung auf neue digitale Prozesse.
Mit unserer individuellen Service Subscription unterstützen wir Sie gerne bei der Digitalisierung Ihres Wareneingangs. Hierbei greifen wir auf eine Vielzahl von vorgefertigten Prozessen zurück, welche eine schnelle Umsetzung garantieren.
Vereinbaren Sie ein kostenloses und unverbindliches Informationsgespräch.
Sehen Sie sich die Vorteile eines ganzheitlichen Beschaffungsprozesses an. Erfahren Sie, welche Mehrwerte Sie durch die Koppelung von Teilprozessen generieren.
Verwandte Themen
Schnittstellen
- DATEV Schnittstelle – Buchhaltung
- SEPA Schnittstelle – Bank
- Kreditoren Schnittstelle – Buchhaltung
Die beschriebene Prozess-Kette veranschaulicht exemplarisch einen ganzheitlichen Beschaffungsprozess. Mit Imixs Office Workflow können Sie Teilprozesse unabhängig voneinander implementieren und später nach und nach koppeln.