Ein effizientes Eingangsrechnungsmanagement gewinnt für Unternehmen im Rahmen der Digitalisierung zunehmend an Bedeutung. Es dient nicht nur dazu, die gesetzlichen Anforderungen und Steuervorschriften zu erfüllen, sondern kann auch erheblich zum operativen Erfolg eines Unternehmens beitragen.
Vorteile eines Digitalen Eingangsrechnungsmanagements
Der Rechnungseingang ist Teil des Bedarfs- und Beschaffungsmanagements und stellt das Dokumentenmanagement in den Mittelpunkt. Neben der Erfassung, Prüfung und Archivierung der Rechnungsdokumente spielen aber auch Gesetzliche Vorgaben und Kostenersparnis eine wichtige Rolle.
GoBD
Die Kernfunktion des Eingangsrechnungsmanagements ist die Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen. Das Eingangsrechnungsmanagement stellt sicher, dass alle eingehenden Rechnungen ordnungsgemäß erfasst, geprüft und archiviert werden und somit GoBD konform im Unternehmen verarbeitet werden.
Dokumentenmanagement
Das Dokumentenmanagement steht bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Zentrum. Rechnungsdokumente werden gescannt, geprüft und archiviert. Die Automatisierung von Rechnungsprozessen im Zuge der Digitalisierung reduziert dabei den Arbeitsaufwand erheblich, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Arbeitskosten senkt.
Fehlervermeidung
Ein moderner Prüfprozess hilft Fehler in der Rechnungsverarbeitung zu vermieden. Er reduziert beispielsweise das Risiko von doppelten Zahlungen oder Überzahlungen. Letztere werden durch die automatische Überwachung von Zahlungsfristen vermieden, welche wiederum helfen die Liquidität eines Unternehmens zu optimieren.
Eingangsrechnungen mit Imixs-Office-Workflow prüfen
Neben den genannten Grundaspekten, die für ein Eingangsrechnungsmanagement sprechen, verbessert Imixs-Office-Workflow mit seiner integrierten DMS-Funktion aber auch die Dokumentenverwaltung ganz erheblich. Durch die individuelle Gestaltung der Geschäftsprozesse ermöglicht diese Lösung die effiziente Organisation, Speicherung und den schnellen Zugriff auf Rechnungsdokumente, was die Arbeitsabläufe auf allen Ebenen optimiert und die Suche nach Informationen erleichtert.
Erfassung – Scannen – Mail-Import
Rechnungen können auf unterschiedlichen Wegen das Unternehmen erreichen. Viele Eingangsrechnungen – vor allem aus dem Onlinehandel – erreichen heute schon das Unternehmen digital, meist in Form von E-Mails. Aber auch Rechnungen in Papierform lassen sich schnell und ohne Aufwand mit Hilfe von Office Scannern digitalisieren.
Imixs-Office-Workfow verfügt über eine Posteingangsfunktion, welche automatisch verschiedene Eingangskörbe überprüft und automatisch einen Eingangsrechnungsprozess startet, wenn beispielsweise ein neues Dokument gescannt wurde. Dabei wird nicht nur das Dokument digitalisiert, sondern gleichzeitig auch der Inhalt der Rechnung analysiert und relevante Informationen, welche für die spätere Rechnungseingangsprüfung benötigt werden, automatisch mittels Künstlicher Intelligenz erkannt.
Diese Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand für die Rechnungserfassung erheblich, spart Arbeitskosten und vermeidet Fehler bei der manuellen Datenerfassung.
Prüf- und Freigabe-Workflows
Der wesentliche Vorteil eines digitalen Eingangsrechnungsmanagements liegt darin, Prüf- und Freigabe Workflows individuell abbilden zu können. Jedes Unternehmen hat hier unterschiedliche Anforderungen. Häufig ist eine erste Sachprüfung nur durch die Fachexperten im Unternehmen möglich. Eine weitere Freigabe oder Budgetprüfung kann hingegen oft mehrere Personen oder Abteilungen betreffen. Das Workflowmanagement von Imixs-Office-Workflow bildet genau diese Individualität ab in dem der Workflow exakt den Compliance Richtlinien und Geschäftsregeln des Unternehmens entspricht.
Imixs-Office-Workflow basiert auf dem BPMN 2.0 Standard. Damit lassen sich alle Arten von Prüf und Freigabeprozesse graphisch individuell abbilden und steuern. Neben der Reihenfolge – also wer wann was prüfen muss – können auch individuelle Geschäftsregeln berücksichtigt werden. Beispielweise Wertgrenzen, Kostenarten oder Projektverantwortlichkeiten. Damit lässt sich die Verteilung von Rechnungen im Unternehmen optimieren und eine Doppelverarbeitung oder das Fehlen von Prüfschritten vermeiden.
Nach Freigabe der Rechnung erfolgt dann die Bezahlung über das sogenannte Cash Management sowie die Verbuchung, beispielsweise über die DATEV Schnittstelle. Daneben können weitere Geschäftsprozesse verknüpft und individuelle Schnittstellen integriert werden.
Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse
Starre Standard-Software zwingt Sie, sich vorgegebenen Prozessabläufen anzupassen. Imixs Software Solution entwickelt und programmiert Prozesse nach Ihren individuellen Bedürfnissen, Regeln und Vorgaben.
Durch die individuelle Prozessgestaltung identifizieren sich Ihre Mitarbeiter leichter mit dem digitalen Workflow. Mit einer guten User-Usability und -Experience gelingt eine bis zu 4 x erfolgreichere Umstellung auf neue digitale Prozesse.
Mit unserer individuellen Service Subscription unterstützen wir Sie gerne bei der Digitalisierung Ihres Bedarfsanforderungen. Hierbei greifen wir auf eine Vielzahl von vorgefertigten Prozessen zurück, welche eine schnelle Umsetzung garantieren.
Vereinbaren Sie ein kostenloses und unverbindliches Informationsgespräch.
Sehen Sie sich die Vorteile eines ganzheitlichen Beschaffungsprozesses an. Erfahren Sie, welche Mehrwerte Sie durch die Koppelung von Teilprozessen generieren.
Verwandte Themen
- Bedarfs- & Beschaffungs-Management
- Bedarfsmeldung
- Wareningang
- Budgetprüfung
Schnittstellen
- DATEV Schnittstelle – Buchhaltung
- SEPA Schnittstelle – Bank
- Kreditoren Schnittstelle – Buchhaltung
Die beschriebene Prozess-Kette veranschaulicht exemplarisch einen ganzheitlichen Beschaffungsprozess. Mit Imixs Office Workflow können Sie Teilprozesse unabhängig voneinander implementieren und später nach und nach koppeln.