Für die Beschreibung und Dokumentation von Geschäftsprozessen hat sich in den letzten Jahren die sogenannte „Business Process Modelling Notation“ – kurz BPMN – durchgesetzt. Mit Hilfe dieser Notation lassen sich schnell und vor allem für alle verständlich Geschäftsabläufe und Zuständigkeiten in einem Unternehmen beschreiben und graphisch abbilden. Gleichzeitig liefert diese Notation auch Elemente, die es später erleichtern, ein solches fachliches Ablaufmodell in ein technischen Prozessmodell zu überführen und so in einer Workflow Management Software auszuführen.
Im folgenden wollen wir einen schnellen und einfachen Einblick in die Modellierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von BPMN geben, ohne zu sehr auf sämtliche Feinheiten einzugehen, welche meist erst bei einer technischen Modellierung relevant sind.
Wer ist beteiligt?
Zu Beginn der Modellierung wird festgelegt, wer an dem Geschäftsprozess beteiligt ist. Diese Information wird später bei der Modellierung genutzt, um die Zuständigkeiten für einzelne Tasks festzulegen. Hier unterscheidet sich BPMN deutlich von anderen Notationen die die Verantwortlichkeiten in einem Prozess oft nur unzureichend abbilden.
Der Geschäftsprozess selbst wird als Rechteck dargestellt und als Pool bezeichnet. Die einzelnen Personen, die am Prozess beteiligt sind – die Akteure – werden untereinander durch einzelne Linien getrennt aufgeführt. Man bezeichnet dies als Lanes. Innerhalb einer Lane können die Aufgaben eingetragen werden.
TIPP: Es zeigt sich meist bei der Modellierung, dass häufig neue Prozessbeteiligte und Verantwortliche hinzukommen, an die man zu Beginn der Modellierung gar nicht gedacht hat. Daher empfiehlt es sich den Pool für den Geschäftsprozess etwas größer anzulegen, um später genügend Platz für neue Akteure zu haben.
Wer macht was?
Nachdem die am Prozess beteiligten Personen definiert wurden, kann mit der eigentlichen Modellierung des Prozessablaufs begonnen werden. Hierzu werden sämtliche Einzeltätigkeiten als sogenannte Tasks in das Modell aufgenommen. Ein Task wird dazu immer in eine Lane eingetragen. Dadurch wird festgelegt, wer für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich ist. Der Task, welcher rechteckig dargestellt wird, beschreibt kurz die Tätigkeit oder Aufgabe, die durchgeführt werden muss. Der Beginn und das Ende eines Ablaufs wird jeweils mit einem Kreis symbolisiert.
In komplexen Workflows kann die Verantwortung häufig auch auf mehrere Akteure verteilt werden. Dies wird jedoch bei der Prozessdokumentation nicht dargestellt und ist Teil der technischen Modellierung, die erst bei der Übertragung in ein Workflow Management System erfolgt. Das Ziel dieses fachlichen Modells ist es zunächst einmal allen Beteiligten einen schnellen Überblick über den Geschäftsprozess zu geben.
Verzweigungen und Ereignisse
Der wesentliche Ablauf eines Geschäftsprozesses kann über die Verwendung von Lanes und Tasks schnell und verständlich visualisiert werden. BPMN bietet zu den bis hier verwendeten Elementen noch weitere Formen mit denen zum Beispiel Verzweigungen und Ereignisse dargestellt werden können.
Eine Verzweigung hängt oft von den Eigenschaften eines Vorgangs ab und kann dazu führen, dass die Verarbeitung unterschiedliche Wege nimmt. Um bei dem oben gezeigten Beispiel zu bleiben, kann beispielsweise bei Aufträgen von weniger als 1000,- EUR auf die Freigabe durch die Geschäftsleitung verzichtet werden. Man benutzt hierzu eine Raute, um solch eine Entscheidung darzustellen.
Neben Verzweigungen treten während der Bearbeitung eines Geschäftsprozesses auch Ereignisse ein, die den Prozess beeinflussen oder Informationen generieren. Z.B. kann ein solches Ereignis eine E-Mail Nachricht sein, die an einen Prozessbeteiligten versendet wird. Auch können Ereignisse, die von außen eintreffen, den Prozess beeinflussen. Ein Beispiel hierfür ist eine Eskalation des Prozesses, wenn dieser nicht in der vorgesehenen Zeit bearbeitet werden kann.
Das folgende Diagramm zeigt, dass der Auftragseingang durch eine E-Mail Nachricht ausgelöst wird und die Bestätigung des Auftrags eine ausgehende E-Mail an den Kunden auslöst. Auch eine Eskalation in der Produktionsplanung wird damit visualisiert.
Werkzeuge und Tools
Für die Erstellung von BPMN Diagrammen existieren verschiedene Tools und Werkzeuge. Die folgende Übersicht gibt einen Überblick über einige Tools:
Eclipse
Die Eclipse IDE bietet mit dem BPMN2 Plugin eine kostenlose Erweiterung für die Modellierung von BPMN Diagrammen. Für die Installation des Plugins wird Eclipse vorausgesetzt:
http://eclipse.org/bpmn2-modeler/
Gliffy
Das online Tool ‚Gliffy‘ bietet die Möglichkeit Diagramme online über einen Webbrowser zu erstellen. Der Vorteil hier ist das die Diagramme auch im Team ausgetauscht und bearbeitet werden können. Um BPMN Diagramme mit Gliffy zeichnen zu können muß über die Funktion ‚Mehr Formen‘ zunächst BPMN aktiviert werden. Danach stehen die entsprechenden Element zur Verfügung:
https://www.gliffy.com/
Microsoft Visio
Die Professional Version von MS Office enthält für Viso eine BPMN Vorlage zur Erstellung von Diagrammen:
http://office.microsoft.com/de-de/visio-help/erstellen-von-bpmn-kompatiblen-prozessen-HA010357436.aspx
Geschäftsprozessmodellierung mit Imixs-Office-Workflow
Imixs-Office-Workflow bietet mit Imixs-BPMN ein Eclipse Plugin zur Modellierung von Workflows nach dem BPMN 2.0 Standard. Imixs BPMN deckt dabei sowohl die fachlichen wie auch die die technischen Aspekte der Modellierung von Workflows ab. Mit dem Tool können die Eigenschaften einer Prozessinstanz in Abhängigkeit des aktuellen Status modelliert werden. Hierzu zählen unter anderem:
- Verwaltung der Zugriffsrechte (Schreib- und Leseberechtigungen)
- Definition der Eigentümer und Verantwortlichkeiten
- E-Mail Nachrichten an unterschiedliche Akteure im Prozess
- Vorgangs- und Prozesshistorie
- Versionierung und Archivierung einer Prozessinstanz
- Reportgenerierung für die Erstellung dynamischer Berichte
- Business Rules zur Ausführung von Geschäftsregeln
Mit Hilfe eines flexiblen Servicekonzepts unterstützen Sie unsere Workflow Experten bei der Modellierung von Geschäftsprozessen und dem Aufbau einer individuellen Geschäftsprozessmanagement Lösung für Ihr Unternehmen.