Imixs-Office-Workflow bietet in seiner neuesten Version nun die Möglichkeit Geschäftsdokumente mit digitalen Signaturen zu versehen. Dabei werden in einem zuvor definierten Freigabeworkflow PDF Dokumente automatisch mit einer Signatur des Prüfers versehen. Das zeitaufwändige Ausdrucken, Unterschreiben und erneute Einscannen eines Dokuments entfällt somit und der Freigabeworkflow kann in deutlich kürzerer Zeit durchgeführt werden.
Bei der Freigabe eines Geschäftsdokumentes durch den Benutzer wird eine dem Benutzer zugeordnete elektronische Unterschrift in das Dokument eingefügt. Das Dokument wird zusätzlich signiert, so dass dieses von Manipulationen innerhalb des Freigabeworkflows geschützt ist. Auch wenn das Dokument an externe Partner weiter gegeben wird, kann von diesem die Echtheit und Unverfälschtheit des Dokuments geprüft werden.
Der Imixs-Signature Service is eine Open Source Lösung die keine zusätzlichen Kosten verursacht. Die Signaturen können auf Basis verschiedener Qualitäts- und Sicherheitsstandards erzeugt werden.
Anwendungsbeispiele
Typische Anwendungsbeispiele für den Einsatz digitaler Signaturen sind Geschäftsdokumente, die ein internes Genehmigungsverfahren durchlaufen oder Dokumente, welche an Geschäftspartner weitergeleitet werden.
So können beispielsweise interne Investanträge oder Budgetfreigaben, welche ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren (4-Augenprinzip) durchlaufen durch eine elektronische Signatur beschleunigt werden.
Auch Bestellprozesse oder Vertragsdokumente können über das Signaturverfahren von Imixs-Office-Workflow schneller bearbeitet und freigegeben werden. Hier dient die elektronische Signatur auch als Nachweis für externe Geschäftspartner über die Gültigkeit des Dokumentes.
Wenn Sie mehr über das digitale Signaturverfahren in Imixs-Office-Workflow erfahren möchten, treten Sie mit uns in Kontakt. Wir beraten Sie gerne.
EU Richtlinie zur elektronischen Signatur
Mit der EU Richtlinie vom Juli 2016 sind die juristischen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (E-Signaturen) und deren Anerkennung auf europäischer Ebene einheitlich geregelt.
Neben der elektronischen Signatur, bei der eine Bildunterschrift in ein Dokument eingefügt wird, unterstützt der Signatur Service von Imixs-Office-Workflow auch die fortgeschrittene elektronische Signatur. Diese ermöglicht es die Authentizität und Unverfälschtheit der signierten Daten zu prüfen.
Elektronische Signatur:
- Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen.
Fortgeschrittene elektronische Signatur:
- eine elektronische Signatur ist ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet.
- Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
- Sie wird mit Mitteln erstellt, die die Unterzeichner unter ihrer alleinigen Kontrolle halten können.
- Sie ist mit dem zu authentifizierenden elektronischen Dokument verknüpft. Dies soll sicherstellen, dass eine nachträgliche Veränderung in diesem Dokument erkannt werden kann.