Qualität und Zuverlässigkeit sind für das innovative Industrieunternehmen aus Ahlhorn Kernkompetenzen des Erfolgs. Die Dr. Dietrich Müller GmbH wurde nicht zuletzt dafür unter anderem 2015 mit dem „Top 100“-Siegel als eines der innovativsten Unternehmen im deutschen Mittelstand ausgezeichnet. Das Unternehmen ist auf die Herstellung von innovativen Werk- und Isolierstoffen für die Industrie spezialisiert und beliefert damit Kunden in aller Welt.
Bei der Vielzahl an Produkten und Materialien, sowie der sehr unterschiedlichen Anforderungen aus allen Teilen der Industrie ist eine zuverlässige Angebots- und Auftragsabwicklung ein ausschlaggebendes Kriterium für den Erfolg. In Zusammenarbeit mit der Imixs Software Solutions GmbH hat das Top Management daher ein Prozessmanagement System eingeführt, welches dazu beiträgt diesen Erfolg nachhaltig zu sichern.
Zentrale Prozessplattform
Das Ziel war es, eine einheitliche zentrale Prozessplattform zu etablieren, über die sämtliche Abläufe im Bereich Angebotserstellung, Erstbemusterung und Auftragsabwicklung gesteuert und kontrolliert werden können. Zusammen mit dem Management wurden die Prozessabläufe in technisch ausführbare Prozessmodelle überführt und an die Organisationsstruktur des Unternehmens angepasst. Mit Hilfe der Softwarelösung ‚Imixs-Office-Workflow‚ konnten die so erstellten Workflows in wenigen Tagen in eine technische Lösung überführt werden. Sämtliche Arbeitsabläufe können nun in einer einheitlichen Prozessplattform zusammengeführt werden. Mitarbeiter können über eine persönliche Aufgabenliste schnell auf Anfragen reagieren und haben über die interne Prozessdokumentation immer einen genauen Überblick über laufende Vorgänge.
Eine Herausforderung war es, die technisch oft sehr unterschiedlichen Produktanfragen im Unternehmen schnell und zuverlässig zu verteilen. Hierzu wurden sämtliche Organisationseinheiten nach Material- und Verfahrenstechnik organisiert und in der BPM Plattform hinterlegt. Neue Vorgänge werden nun automatisch bereits nach Erfassung an den richtigen Fachbereich weitergeleitet. Dadurch konnten die Reaktionszeiten für Anfragen und Angebote deutlich reduziert werden. Fehlgeleitete oder liegen gebliebene Vorgänge gehören damit der Vergangenheit an. Aber auch die Doppelbearbeitung desselben Vorgangs durch unklare Zuständigkeiten gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig wollte das Management die Erzeugung zusätzlicher E-Mails im Unternehmen vermeiden. Durch das intelligente Aufgabenmanagement von Imixs-Office-Workflow und die persönlichen Aufgabenlisten wurde der Informationsfluss im Unternehmen optimiert und die Informationsflut durch unnötige E-Mail Benachrichtigungen eingedämmt.
Flexible Workflow Technik
Durch die Workflow Technik von Imixs-Office-Workflow können nun Aufgaben nicht nur schneller und zuverlässig bearbeitet werden, sondern werden auch anhand des Prozessmodells überwacht und gegebenenfalls umgeleitet. Überschreitet beispielsweise die Bearbeitungsdauer eines Vorgangs einen zuvor festgelegten Zeitraum, wird der Vorgang automatisch an den Prozessverantwortlichen eskaliert. Dieser kann dann den Vorgang sofort weiterbearbeiten. Der genaue Ablauf eines Vorgangs wird in der Prozesshistorie dokumentiert, so dass jederzeit von jedem Mitarbeiter eine Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstand gegeben werden kann. Aber auch auf unerwartete Ereignisse, wie den Ausfall eines Mitarbeiters durch Krankheit, reagiert das Workflow Management System sofort. Durch die Delegation können Vorgänge automatisch an einen Vertreter weitergeleitet werden. Das funktioniert auch mit dem integrierten Urlaubsantrag, welcher automatisch die Übergabe der Aufgaben an die Urlaubsvertretung organisiert.
Zitat der Geschäftsleitung
„Bei der Vielzahl an Produkten und Materialien sowie den sehr unterschiedlichen Anforderungen aus allen Teilen der Industrie ist für uns eine schnelle und zuverlässige Angebots- und Auftragsabwicklung ein wichtiges Kriterium. Unser Ziel war es folglich, eine einheitliche zentrale Prozessplattform zu etablieren, über die sämtliche Abläufe in den Bereichen Angebotserstellung, Erstbemusterung und Auftragsabwicklung gesteuert und kontrolliert werden können.“
Geringere IT Kosten durch Virtualisierung
Durch den Einsatz einer modernen Virtualisierungstechnik wird die Open Source Lösung in einer sicheren Serverumgebung betrieben, die optimal auf die Anforderungen der ‚Dr. Dietrich Müller GmbH‘ abgestimmt ist. Dieser sogenannte ‚Managed Workflow Server‘ kann wahlweise in einem deutschen Rechenzentrum oder in der Unternehmenseigenen IT betrieben werden. Die Imixs Software Solutions GmbH übernimmt dabei den Betrieb und Service der Serverumgebung. So werden beispielsweise Updates der Open Source Lösung Imixs-Office-Workflow automatisch eingespielt und Softwareupdates und Datensicherungen regelmäßig überprüft. Durch dieses nachhaltige Konzept einer Open Source basierten Infrastruktur konnten die IT Kosten gesenkt und gleichzeitig die Möglichkeiten einer modernen IT Infrastruktur genutzt werden.
Erfahren Sie mehr über die Software Lösung „Imixs-Office-Workflow„.