Ein Workflow Management System (WFMS) wie Imixs-Office-Workflow eignet sich besonders für die flexible Verwaltung von Aufgaben im Unternehmen. Durch die Definition von Workflows kann so die Bearbeitung der Aufgaben innerhalb eines Teams oder eines Projekts optimiert werden. Die Möglichkeiten die sich durch den Einsatz einer solchen Lösung ergeben sind sehr vielfältig und lassen sich individuell an den Anforderungen eines Unternehmens ausrichten. So kann zum Beispiel die Darstellung der offenen oder aktuellen Aufgaben je nach Art der Anwendungsintegration individuell gestaltet werden. Aufgaben können sowohl innerhalb der Workflow Management Lösung bearbeitet werden, als auch von externe Anwendungssystemen abgerufen werden.
Vorteile einer zentralen Workflow Lösung
Wird das WFMS als zentrales Workflow Management System im Unternehmen eingesetzt, können dazu auch bereits vorhandene Anwendungen einen Vorgang an das WFMS übertragen. Das WFMS kann dann dem Anwender die aktuellen Aufgaben und Statuslisten in einem Workflow Client darstellen. In der Regel geben WFMS die zur Darstellung eines Vorgangs benötigen Informationen über eine Schnittstelle vor oder generieren diese anhand des Workflowmodells automatisch.
Im Gegensatz dazu werden im Falle eines Embedded Workflows die Aufgaben und Statuslisten nicht durch einen Workflow Client dargestellt, sondern durch die Anwendung selbst. In diesem Fall nutzt die Anwendung Funktionen des Embedded Workflows um abhängig vom Anwender die jeweiligen Aufgaben und Statuslisten darzustellen. Da die Anwendung den Kontext der Vorgänge genau kennt, können so diese Listen auch um weitere anwendungsspezifische Daten unabhängig vom Workflowsystem dargestellt werden.
Bearbeitung von Vorgängen
Aus der Status- oder Aufgabenliste kann der Anwender die einzelne Vorgänge aus dieser Liste öffnen und bearbeiten. Dient das WFMS lediglich der Verwaltung der Aufgaben und Statuslisten sowie der Überwachung des Fortschritts eines Geschäftsprozesses, öffnet das WFMS nach Auswahl eines einzelnen Vorgangs durch den Anwender die für die Bearbeitung notwendige Applikation. D.h. das WFMS stellt selbst keine Funktionen zur Verarbeitung bereit und unterstützt den Anwender lediglich in der Bearbeitung des Vorgangs gemäß dem vorgegebenen Geschäftsmodells.
Für diese Art der Anwendungsintegration muss eine Anwendung alle notwendigen Informationen zum Aufruf der Anwendung an das WFMS übermitteln. Dies geschieht meist in Form einer URL die sowohl die Anwendung, als auch den Kontext innerhalb der Anwendung beschreibt
Überwachung von Aufgabenliste
Auch die Überwachung von Aufgabenlisten ist eine Funktionalität die von einem WFMS übernommen werden kann. Dabei prüft das WFMS periodisch den Zustand bzw. Status aller in einer Aufgabenliste enthaltenen Geschäftsvorfälle (Workitems). Anhand des Workflowmodells kann dann das WFMS ein definiertes Ereignis auslösen um den Geschäftsprozess automatisiert anzuhalten oder auch weiter zu bearbeiten.
Ein Beispiel für solche eine Funktionalität ist ein Eskalations-Workflow. Dabei wird ein Geschäftsprozess zeitlich überwacht und bei Erreichen eines definierten Zeitpunktes automatisch ein Eskalationsworkflow ausgelöst. So kann die Bearbeitungsdauer eines Vorgangs durch das WFMS überwacht werden und damit die in einem Geschäftsmodell definierte Reaktionszeit eingehalten werden.
Aufgabenmanagement mit Imixs-Office-Workflow
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