Beim sogenannten Inputmanagement von Dokumenten werden Dokumente, die das Unternehmen erreichen, digital erfasst und weiterverarbeitet. Mit einer entsprechenden Hardware lassen sich Dokumente schnell und zuverlässig zu digitalisieren. Zum Beispiel bieten die Fujitsu Scan Lösungen hierfür leistungsfähige Endgeräte. In der Regel werden nach der Erfassung die Dokumente meist in einem zentralen Archiv oder Netzlaufwerk bereitgestellt, um den Mitarbeitern den Zugriff darauf zu ermöglichen. Mit Hilfe einer entsprechenden Ablagestruktur oder einer Verschlagwortung können die Dokumente später wiedergefunden werden. Doch in der Regel müssen die eingescannten Dokumente zunächst geprüft, verarbeitet oder beantwortet werden. Nach der technischen Erfassung beginnt hier der fachliche Workflow, welcher den zugrunde liegenden Geschäftsprozess betrifft. Mit der Imixs Dokumenten Management Lösung (DMS) lassen sich diese Prozesse schnell und komfortabel abbilden.
Mit Hilfe der Geschäftsprozess Management Lösung ‚Imixs-Office-Workflow‚ lassen sich DMS Workflows schnell und individuell abbilden. Über die moderne Web Oberfläche von Imixs-Office-Workflow können Anwender schnell auf ihre persönliche Aufgabenliste zugreifen, um Aufgaben zu bearbeiten oder neue Vorgänge zu starten. Die Workflow Management Lösung überwacht dabei die einzelnen Geschäftsprozesse und sorgt dafür, dass entsprechende Dokumente nach zuvor festgelegten Regeln verteilt und bearbeitet werden.
Im folgenden soll dies anhand des Rechnungseingangcontrollings beschrieben werden.
Rechnungscontrolling mit Imixs-Office-Workflow
Eine Eingangsrechnung, die auf dem Postweg das Unternehmen erreicht, wird dazu zunächst digitalisiert. Hierzu können die Lösungen Fujitsu ‚ScanSnap‘ oder auch Fujitsu ‚Production Scan‘ zum Einsatz kommen. Das so digitalisierte Dokument wird anschließend über eine „Scan to Email“ Schnittstelle direkt an das Workflow Management System weitergeleitet. Dort wird nun automatisch der passende Workflow gestartet, und das Dokument an einen Sachbearbeiter oder Fachbereich weitergeleitet. Dieser kann nun den Vorgang öffnen, das Dokument einsehen und den Vorgang mit weiteren Fachlichen Daten anreichern.
Im Hintergrund werden nun weitere Informationsprozesse gestartet. So kann beispielsweise eine automatische E-Mail Benachrichtigung an den Absender der Rechnung gesendet werden, die diesen über den Rechnungseingang informiert. Auch können einzelne Statusmeldungen über erfolgreiche Bearbeitungsschritte per E-Mail an unterschiedliche Akteure verteilt werden.
Zuverlässige Arbeitsabläufe
Je nach Definition des Workflows kann ein Geschäftsprozess individuell an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. So sind beispielsweise Bearbeitungszeiträume definierbar, die eine automatische Wiedervorlage oder Eskalation erlauben. Auch komplexe Controllingprozesse können durch die Definition von Geschäftsregeln (Business-Rules) abgebildet werden. So können zum Beispiel Auslandsrechnungen aus Nicht EU-Ländern oder Rechnungen, die einen bestimmten Betrag überschreiten, an eine dafür spezialisierte Controlling Abteilung geleitet werden. Durch die Dokumentation der Workflow Management Lösung werden automatisch sämtliche Arbeitsschritte dokumentiert, wodurch die spätere Nachvollziehbarkeit des Vorgangs erheblich erleichtert wird.
Über eine Zugriffskontrollliste kann darüber hinaus der Zugriff auf ein Dokument individuell gesteuert werden. Die Bearbeitung durch unautorisierte Personen wird dadurch verhindert. Gleichzeitig gehören eine Doppelbearbeitung von Vorgängen oder liegengebliebene Rechnungen und damit verpasste Zahlungsziele mit Abzug von Skonto der Vergangenheit an.
Wiederfinden von Dokumenten
Der Vorteil beim Einsatz einer Workflow Management Lösung wie ‚Imixs-Office-Workflow‘ liegt darin, dass eine manuelle Dateiablage oder Verschlagwortung von eingescannten Dokumenten entfällt. Durch die Verknüpfung eines Dokuments mit dem entsprechenden Geschäftsprozess werden Metadaten automatisch generiert und das Dokument gezielt verteilt. Das wiederfinden eines Dokuments wird dadurch erheblich vereinfacht. Über eine Suche nach einem bestimmten Geschäftsprozess können sofort alle zugehörigen Dokumente sowie deren aktueller Bearbeitungsstatus eingesehen werden. Vor allem Dokumente zu langlaufenden Geschäftsprozessen wie zum Beispiel Verträge werden so schneller gefunden – auch wenn der Vorgang Jahre zurückliegt. Eine Wiedervorlage von Geschäftsvorfällen oder eine automatische Archivierung erleichtert zusätzlich den Umgang mit Dokumenten.
Scan Lösungen und Imixs-Office-Workflow
Scan Lösungen lassen sich mit Hilfe der Workflow Management Lösung ‚Imixs-Office-Workflow‘ schnell zu einer leistungsfähigen Geschäftsprozessmanagement Lösung erweitern. Die Open Source Lösung ‚Imixs-Office-Workfow‘ steht sowohl als Cloud Lösung als auch als Virtualisierungslösung für den Einsatz im unternehmenseigenen Rechenzentrum zur Verfügung. Durch die integrierten Schnittstellen können Scann Lösungen wie zum Beispiel die Fujitsu Scann Lösungen mit Imixs-Office-Workflow sofort eingesetzt werden – ohne dazu die Unternehmens IT anpassen zu müssen. Dadurch entfallen aufwändige und kostenintensive Installationen und Anpassungen von Schnittstellen.
Über eine Service-Subscription bietet die Imixs Software Solutions GmbH Unternehmen einen schnellen und kostengünstigen Weg hin zu einem modernen workflowgestützten Inputmanagement.
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